Firma “bez papieru” – przewodnik

Jak zaplanować biuro bez papieru?

Poniżej znajdziesz nasz przewodnik, sprawdź to!

Kilka słów o firmie "bez papieru"...

Jeśli Twoja firma rozważała , przyglądała się juz opcji biura "bez papieru" to zapewne  zdałeś sobie sprawę ,że takiego rozwiazania nie można kupić . Częstym błedem jest myśłenie ,że "biuro bez papieru" to produkt - a w rzeczywistoiści jest to pewna koncepcja lub raczej system który trzeba wdrożyć.

W celu wyelminowania papieru z Twojej firmy niezbedne jest połączenie oprogramowania, narzędzi i ludzi, wspólnie w celu dokonania niezbędnych zmian i wdrożenia odpowiednich procesów.

Poniżej  nasze zalecenia do wdrożenia firmy "bez papieru". Realizacja naszych zaleceń pozwoli Ci efektywnie wdrożyc strategię biura wolnego od papieru.

Krok 1: Zgadzam się na to, co "bez papieru" oznacza dla Twojej firmy

Dla niektórych, "bez papieru" oznacza najmniejszą możliwą ilość papieru; dla innych oznacza, że w firmie nie ma papieru w ogóle. Niektórzy sądzą, że to oznacza zniszczenie papieru tak szybko, jak to jest to jest możliwe, przez uchwycenie go w formie elektronicznej; inni, że to oznacza utrzymywanie sterty papieru, aż gdy praca jest zakończona, a następnie zniszczenie dokumentów, opierając się na zapisach elektronicznych.

Ważne :

Należy określić, co "bez papieru" oznacza dla Ciebie i Twojej firmy, zanim jeszcze rozważysz strategię i plan. Bez konsensusu co do tego, co to znaczy, Twój cel będzie niejasny, a niektórzy człoonkowie Twojego zespołu mogą być rozczarowani wynikiem.

Krok 2: Upewnij się, że liderzy Twojej firmy są zaangażowani w proces

Bez silnego i entuzjastycznie nastawionego przywódctwa  Twój zespół co najwyżej skończy z "super" oprogramowaniemi które pozwoli pomóc wdrożyc strategię biura "bez papieru" - niestety to nie wystarcza. Potrzebny jest lider który poprowadzi i wesprze Twój  zespół przez cały proces.Najważniejsze osoby w firmie, liderzy muszą być zaangażowani w kluczowe etapy wdrażania  procesów i technologii biura "bez papieru". Jeśli Twój zespół czuje, że nie ma impulsu lub konieczności do wdrożenia odpowiednich zmian, jest mało prawdopodobne, że będzie to robić.

Liderzy, manadżerowie firm muszą "dać przykład" który sami pracownicy muszą przyjąć i wykorzystać.

Krok 3: Planowanie i wdrażanie strategii "bez papieru"

Pierwsza rzecz to sformułować jasny plan, określający realistyczne etapy. Pamietaj,że ruszenie w kierunku firmy "bez papieru" może pociągać za sobą poważne zmiany w zachowaniu Twojej organizacji.  Z tego też względu przemiana musi nastąpiować w odpowiednim tempie. Przyspieszanie procesu doprowadzi do rozczarowania

Ustal daty dla każdego kluczowego etapu rozwoju i ustal daty swojego głównego celu: bycia"bez papieru". To pomoże zmotywować Twój zespół i oznacza, że postęp można zmierzyć.

Skontaktuj sie znami  - chętnie pomożemy Ci wdrożyć system zarządzania elektronicznymi dokumentami oraz emailami - który jest sercem każdego biura "bez papieru".

Ekstra: #paperless office #bezpapieru