Skanowanie dokumentów

Uporządkuj swoje dokumenty! Zeskanuj je i łatwo przeszukuj.

Skanowanie to dla Ciebie wyzwanie? Masz całe kilogramy dokumentacji firmowej i nieuporządkowane oraz nieusystematyzowane metody archiwizacji i wyszukiwania? Kilka prostych kroków dzieli Cię od profesjonalnego skanowania dokumentów, które zapewni porządek i łatwość odnalezienia interesujących Cię informacji firmowych. Mamy możliwości personalne, logistyczne, organizacyjne i technologiczne, aby pomóc Tobie w najbardziej skomplikowanym przedsięwzięciu dotyczącym pracy nad całą dokumentacją i profesjonalną bazą danych.

Skanowanie dokumentów. Jak to robimy?

Scan Centre tworzą doświadczeni pracownicy, którzy mają pasję, wiedzę i profesjonalne podejście do swoich zadań. Jesteśmy z Tobą na każdym etapie współpracy i pomagamy rozwiązać najtrudniejszy problem. Doradzimy i wstępnie wycenimy, podpiszemy umowę uwzględniającą specjalne potrzeby i zadania, odbierzemy i przechowamy, dokonamy klasyfikacji i zeskanujemy dokumenty, nadamy im „drugie cyfrowe życie”, wykonamy metrykowanie, zbudujemy bazę i archiwum oraz repozytorium. Dzięki takim działaniom przechowywanie i wyszukiwanie istotnych danych nie będzie już skomplikowane i czasochłonne.

Zadbaj o porządek w swojej dokumentacji!

Przez lata prowadzenia firmy, dokumenty i związane z działalnością gospodarczą sprawy nieustannie się gromadzą. Sześć do dziesięciu i więcej lat przechowywania plików oznacza dużo papieru, straconego czasu oraz miejsca w archiwum.

W ramach naszych usług możemy pomóc Ci ulepszyć i zorganizować Twoje archiwum od nowa. Realizujemy bowiem skanowanie dokumentów, które umieścimy następnie w Twoim osobistym cyfrowym repozytorium. Od tej pory będziesz mógł cieszyć sie szybkim i efektywnym sposobem wyszukiwania konkretnych umów czy faktur. Wszystkie pliki będą zorganizowane w sposób, który będzie najwygodniejszy dla Ciebie.

Elektroniczna archiwizacja i digitalizacja dokumentów papierowych redukuje do zera ryzyko utraty cennych danych i zapewnia dużo efektywniejszy sposób wyszukiwania informacji.

Siedem prostych kroków abyś mógł zarządzać swoimi dokumentami online!
  • Spotkanie, omówienie Twoich potrzeb.
  • Rozmowy handlowe i doradztwo – przeprowadzenie przez naszych doradców szeregu czynności pozwalających na dokładniejsze określenie Twoich wymagań (darmowa ekspertyza stanu archiwum, doradztwo, wycena takich usług jak skanowanie, archiwizacja i digitalizacja).
  • Podpisanie umowy – nasze kontrakty formułowane są w sposób zrozumiały dla każdej ze stron – wszystkie paragrafy dostosowane są do norm prawnych obowiązujących na terenie Unii Europejskiej (umów się na spotkanie już dziś, zadzwoń, napisz : +48 506 547 513 , biuro@scancentre.pl).
  • Odbiór materiałów do skanowania.
  • Konwój dokumentacji do naszej firmy – odpowiednio zabezpieczone arkusze przewożone są na miejsce ich dalszej obróbki (jeśli umowa nie zakłada inaczej).
  • Klasyfikacja i przygotowanie do skanowania, polegające na segregacji plików według aktualnych normatyw prawnych i przyporządkowywaniu ich do odpowiednich grup. Z plików papierowych usuwane są wszelkie elementy takie jak zszywki, spinacze itp. Następnie arkusze papieru są sortowane i dzielone na mniejsze części.
  • Skanowanie dokumentów.
Troska o klienta jest naszym priorytetem!

Skanowanie całej swojej dokumentacji rzadko jest praktyczną strategią, dlatego też zawsze uzgadniamy z klientem zakres prac i staramy się ściśle spersonalizować świadczone usługi do jego oczekiwań. Także kwotę dostosowujemy bezpośrednio do wielkości zamówienia, dzięki czemu możecie Państwo poprosić na przykład o to, byśmy zdigitalizowali jedynie priorytetowe dla Was treści.

Działalność naszej firmy skupia się na trzech głównych aspektach:

  • skanowaniu i następującej po nim digitalizacji plików papierowych
  • konwersji fizycznych dokumentów do wersji cyfrowej
  • archiwizacji elektronicznych danych, by wyzbyte zagrożeń korzystanie z nich było możliwe w każdej chwili

Oferujemy Państwu między innymi następujące funkcjonalności:

  • archiwum danych dostępne w każdej chwili na serwerach sieciowych
  • wykorzystanie systemu OCR, będącego w stanie wyszukiwać odpowiednie pliki w oparciu o kody kreskowe bądź czyjś charakter pisma
  • intuicyjny interfejs, z którego korzystanie nikomu nie powinno sprawić trudności
  • szczególna waga przykładana do zabezpieczenia Waszych danych, tak byście mieli Państwo pełną gwarancję, że nic im nie grozi
Metrykowanie

Metrykowanie jest najbardziej krytycznym i potencjalnie najbardziej czasochłonnym krokiem w procesie przetwarzania i skanowania dokumentów. Typowe instalacje do przetwarzania plików z reguły wymagają większej ilości stanowisk indeksujących dla każdego pojedynczego skanera. Matryka jest kluczem do wyszukania odpowiedniego pliku. W związku z powyższym Scan Centre dostarcza metody redukujące błędy operatorów i zwiększające prędkość indeksowania. W ich zakres wchodzi:

  • rozpoznawanie kodów kreskowych
  • automatyczne przenoszenie danych z zewnętrznych systemów informatycznych (baz danych)
  • listy rozwijane
  • indeksowanie wielorekordowe, ręczne i wykorzystujące dedykowane aplikacje

Całkowite wyeliminowanie czynnika ludzkiego nie jest oczywiście możliwe, zaś współczesne technologie jedynie w znacznym stopniu redukują ryzyko błędu.

Archiwizacja

Ostatnim etapem procesu przetwarzania i skanowania jest elektroniczna archiwizacja dokumentów do serwera w celu ich długookresowego przechowywania.

Każdy rachunek czy umowa przybierze dzięki temu postać digitalną, a ich przechowywanie stanie się łatwiejsze – praca zaś szybsza i bardziej efektywna. Zniknie konieczność kopiowania plików i ich rozsyłania. Dzięki postaci elektronicznej możliwe będzie zautomatyzowanie tych czynności.

Zapewniamy Państwu dostęp do skanowanych materiałów wyłącznie w oparciu o autorskie hasła i loginy, dzięki czemu nie będziecie musieli się martwić, że ktokolwiek mógłby mieć wgląd do Waszej bazy danych.

Jeśli dokumenty nie są już potrzebne, bo chociażby upłynął czas niezbędny do ich przechowywania, oferujemy profesjonalne, bezpieczne i niedrogie ich niszczenie. Doświadczenie umożliwia nam dopasowanie sposobu i procedury do Państwa potrzeb, a usługa ta jest tańsza niż analogiczne działania we własnym zakresie.

Bardzo często klienci decydują się na przechowywanie swoich papierowych zasobów w składnicy. Archiwizujemy, przenosimy i przechowujemy umowy czy rachunki firmowe poza siedzibą klienta. Bardzo ważne jest też to, że lokujemy je w bardzo bezpiecznych warunkach, a ułożone w specjalnych pudłach nie będą tam niczym zagrożone. Zawsze możecie Państwo zgłosić się do nas, gdybyście potrzebowali zaopatrzyć się w konkretny fizyczny plik.

Twoje osobiste repozytorium

Hosting repozytorium plików Scan Center jest stworzony do zarządzania dokumentacją elektroniczną. Powstałe w oparciu o skanowanie dokumentów archiwum, z którego zasobów zawsze możecie Państwo skorzystać w Internecie, umożliwia komfortowy dostęp do wszystkich niezbędnych akt. Sprawdź nasze repozytorium (w wersji demo) już dziś, a zyskasz:

  • dostępność plików z każdego miejsca – posiadasz dostęp do danych firmowych wszędzie gdzie jesteś, w drodze, w domu lub w biurze
  • przystępny obieg dokumentów – porzuć chaos, zarządzaj procesem tworzenia, edytowania i zatwierdzania
  • bezpieczeństwo – chroń swoje zeskanowane informacje w profesjonalny sposób za pomocą szyfrowania, autoryzacji i solidnego centrum danych
  • praca zespołowa – pomagamy Twoim zespołom współpracować w celu tworzenia, edytowania i zatwierdzania plików
  • porządek – poukładaj swoje dokumenty w ustrukturyzowaną całość, dodaj opisy, które nadadzą im sens i pomogą znaleźć to, czego aktualnie potrzebujesz.

Sprawdź nasze ceny i zapomnij o wdrażaniu drogiego oprogramowania w Twojej firmie. Skanowanie, archiwizacja i digitalizacja dokumentów w Scan Center to gwarancja najwyższej jakości usług.