Rozwój technologii spowodował, że coraz więcej spraw załatwiamy drogą elektroniczną. Oprócz opłacania rachunków czy robienia zakupów, przez Internet można załatwić również wiele formalności dotyczących prowadzenia firmy. Digitalizacja dokumentów jest rozwiązaniem, na które decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Dzięki niej można łatwo dotrzeć do niezbędnych materiałów, a także gromadzić dane w bezpieczny sposób. Decydując się na gromadzenie dokumentów firmy w formie cyfrowej, należy pamiętać o odpowiednim zarządzaniu nimi. Jakich zasad muszą przestrzegać przedsiębiorcy?
Jakie czynności należy wykonywać w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją?
Przedsiębiorcy, którzy decydują się na wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją, muszą wykonywać przy jego pomocy szereg czynności kancelaryjnych. Mowa tutaj przede wszystkim o prowadzeniu rejestru przesyłek (wychodzących i wpływających) i spisów spraw. Przedsiębiorcy muszą również prowadzić w systemie rejestry i ewidencje, a także archiwizować dokumenty elektroniczne, które mają znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwianych spraw. Korzystając z dokumentacji elektronicznej, przedsiębiorcy muszą również wykonywać przez system akceptacje dokumentów elektronicznych, co jest możliwe dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego.
Czy elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest trudniejsze od tradycyjnego?
Zarządzanie dokumentacją elektroniczną jest znacznie łatwiejsze od tradycyjnego rozwiązania. Przedsiębiorcy cenią taką możliwość przede wszystkim za łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki cyfryzacji dokumentów można przeglądać konkretne pliki w nagłych sytuacjach bez konieczności długotrwałego poszukiwania ich w archiwach.
Stosując takie rozwiązanie, można zautomatyzować wiele czynności, które do tej pory były niezwykle czasochłonne. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną ułatwia również zarządzenie informacją w firmie i może mieć wpływ na zwiększenie zysków. Dzięki łatwiejszemu dostępowi do dokumentów można bezproblemowo monitorować przepływ dokumentów biznesowych na każdym etapie.
