Cyfrowa digitalizacja dokumentacji jest przekształceniem jej formy papierowej w elektroniczną. To rozwiązanie doceniane zarówno przez duże, jak i małe przedsiębiorstwa. Pozwala na znaczne ułatwienie pracy oraz skrócenie procesów obiegu dokumentacji. Szczególnie podczas pracy zdalnej, dokumenty w formie elektronicznej to gwarancja łatwego dostępu oraz szybkiego wyszukiwania informacji, niezależnie od miejsca, w jakim znajduje się pracownik. Jeśli zastanawiasz się nad wykorzystaniem metody archiwizacji cyfrowej w swojej firmie, zapraszamy do zapoznania się z jej głównymi zaletami.
Spis treści
- Digitalizacja dokumentacji — rozwiązanie tylko dla dużych przedsiębiorstw?
- Dlaczego właściciele małych i średnich firm powinni zarchiwizować dane?
- W jaki sposób można zarchiwizować dane
- Samodzielnie
- Z pomocą profesjonalnej firmy
- Zadbaj o przyszłość składowania ważnych dokumentów z firmą Scan Centre!
Digitalizacja dokumentacji — rozwiązanie tylko dla dużych przedsiębiorstw?
Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wprowadzenie archiwizacji cyfrowej. Pozwala to na osiągnięcie przewagi względem konkurencji oraz zastosowane nowoczesnych technologii IT. Najistotniejszymi cechami jest znaczna oszczędność czasu oraz ograniczenie wydatków. Kolejną ważną zaletą jest lepsza komunikacja wszystkich działów firmy. Sama digitalizacja może być początkiem wprowadzenia nowoczesnych procesów usprawniających pracę oraz dostarczających klientom nowych doświadczeń. Wykorzystanie programów do odpowiedniego filtrowania danych ułatwia ich szybką analizę oraz sporządzanie niezbędnych raportów. Ponadto proces archiwizacji cyfrowej to gwarancja bezpieczeństwa. Te wszystkie kwestie to zalety nie tylko dla dużych firm. Małe i średnie przedsiębiorstwa planujące rozwój w przyszłości powinny skorzystać z metody archiwizacji danych oraz hostingu dokumentów.
Dlaczego właściciele małych i średnich firm powinni zarchiwizować dane?
Nie tylko praca zdalna zmusza przedsiębiorców do przechowywania danych, jakim jest elektroniczna archiwizacja dokumentów. Obowiązujące RODO to również spore wyzwanie podczas archiwizacji papierowej. Odpowiednio zabezpieczone dokumenty elektroniczne to gwarancja spełnienia wszystkich wytycznych dotyczących przechowywania danych klientów oraz kontrahentów. Digitalizacja to również duża wygoda pod względem komunikacji pracowników, oraz udostępniania bieżących danych. Ta forma archiwizacji dokumentacji pozwala na wdrożenie procesów ułatwiających ekspansję firm. Dla przedsiębiorców, którzy wybierają opcję, jaką jest hosting dokumentów, dużo prostsze będzie przekazywanie informacji między powstającymi w różnych miastach oddziałami.
W jaki sposób można zarchiwizować dane
W zależności od ilości dokumentacji, jaką posiadamy digitalizacja, może okazać się czasochłonnym procesem. Wszystko zależy od możliwości oraz oczekiwań. Jeżeli główną potrzebą jest jedynie sama archiwizacja — ich skanowanie może zostać przeprowadzone osobiście. Jednak przy przechowywaniu oraz wykorzystywaniu ich w dalszych procesach warto skorzystać z pomocy sprawdzonej firmy.
Samodzielnie
Własnoręcznie przeprowadzona digitalizacja dokumentacji sprawdzi się świetnie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych. Ten sposób jest dedykowany w momencie mniejszej liczby faktur, paragonów oraz innych dokumentów. Wtedy można przeprowadzać ich bieżące skanowanie oraz składowanie na dyskach z przypisaniem odpowiednich kategorii. Ułatwi to uporządkowanie i szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów.
Z pomocą profesjonalnej firmy
Dla firm zatrudniających pracowników oraz posiadających kontrahentów istotne jest skorzystanie z pomocy doświadczonej firmy, która dodatkowo zaoferuje hosting dokumentów. Głównymi zaletami tego rozwiązania jest:
- możliwość skorzystania ze sprawdzonych technologii IT;
- bezpieczeństwo gromadzenia danych i zachowanie ich poufności z wykorzystaniem szyfrowania;
- spersonalizowany proces kategoryzacji dokumentów;
- dostęp do dokumentów 24/7;
- zmniejszenie ryzyka popełnionych błędów podczas skanowania.
Zadbaj o przyszłość składowania ważnych dokumentów z firmą Scan Centre!
Jesteśmy zespołem profesjonalistów, który posiada ogromne doświadczenie w przeprowadzaniu procesów digitalizacji dokumentacji. Wykorzystujemy nowoczesne metody, umożliwiające sprawne segregowanie dokumentów. Oferujemy także możliwość hostingu dokumentów, który pozwala na bezpieczne przechowywanie oraz łatwy dostęp do potrzebnych informacji z każdego miejsca. Naszą zaletą jest wykorzystywanie systemu OCR, który umożliwia wyszukiwanie odpowiednich dokumentów po kodzie kreskowym lub charakterze pisma. Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą, dostępną na stronie internetowej.
