Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentów jest dla Państwa sporym wyzwaniem ze względu na niezliczoną ilość dokumentów będących w obiegu firmowym? A może mają Państwo problem z przechowywaniem całych kilogramów dokumentacji firmowej oraz nieuporządkowanymi i nieusystematyzowanymi metodami archiwizacji i wyszukiwania? Te problemy mogą błyskawicznie zniknąć, albowiem już tylko krok dzieli Państwa od zapewnienia sobie usługi profesjonalnego skanowania, które zagwarantuje porządek i sprawi, że odnalezienie interesujących informacji będzie banalnie proste. Dysponujemy możliwościami personalnymi, logistycznymi, organizacyjnymi i technologicznymi, aby pomóc Państwu w najbardziej skomplikowanych przedsięwzięciach dotyczących pracy nad całą dokumentacją i profesjonalną bazą danych. Koszt takich usług jest zdecydowanie niższy i dla klienta bardziej korzystny niż przechowywanie dokumentacji w tradycyjnej formie. Scan Centre z siedzibą w Częstochowie tworzą doświadczeni pracownicy, którzy mają pasję, wiedzę i profesjonalne podejście do swoich zadań.

Cyfrowe przetwarzanie dokumentów – uporządkuj swoje dane!

Będziemy Państwu towarzyszyć na każdym etapie współpracy i pomagać w rozwiązywaniu najtrudniejszych problemów. Doradzimy i dokonamy wstępnej wyceny usługi, jak również podpiszemy umowę uwzględniającą specjalne potrzeby i zadania, odbierzemy, przechowamy, dokonamy klasyfikacji i zajmiemy się elektronicznym przetwarzaniem dokumentów, dając im tym samym „drugie cyfrowe życie”. Wykonamy też metrykowanie, zbudujemy bazę, profesjonalne archiwum oraz repozytorium. Dzięki tym działaniom przechowywanie dokumentów i wyszukiwanie istotnych danych nie będzie już skomplikowane i czasochłonne.

Ustalmy indywidualny zakres usługi skanowania!

Uważamy, że skanowanie całej swojej dokumentacji rzadko kiedy jest praktyczną strategią, dlatego też zawsze uzgadniamy z klientem zakres prac i staramy się ściśle dopasować świadczone usługi do jego oczekiwań. Istnieje możliwość zdigitalizowania jedynie priorytetowych dla Państwa treści. Oczywiście, jeśli klient wyrazi taką chęć, to przeprowadzamy także masowe skanowanie dokumentów, ale wówczas cennik digitalizacji dostosowujemy bezpośrednio do wielkości zamówienia.

Nie ograniczamy się jedynie do dokumentów księgowych. W skład naszych usług wchodzi również skanowanie książek i digitalizacja map. Cena tych usług również jest ustalana z klientem indywidualnie. Działalność naszej firmy skupia się na trzech głównych filarach:

• skanowaniu i następującej po nim digitalizacji plików papierowych
• konwersji fizycznych dokumentów do wersji cyfrowej
• tworzeniu elektronicznych baz danych, po to by korzystanie z dokumentów było w pełni bezpieczne i możliwe w każdej chwili.

Dodatkowe usługi, które ułatwią pracę z danymi

Charakter naszej oferty jest kompleksowy, dlatego możemy dostarczyć Państwu następujące usługi:

• archiwum danych dostępne w każdej chwili na serwerach sieciowych
• wykorzystanie systemu OCR, będącego w stanie wyszukiwać odpowiednie pliki w oparciu o kody kreskowe bądź czyjś charakter pisma
• intuicyjny interfejs, z którego korzystanie nikomu nie sprawi trudności
• dodatkowe zabezpieczenia firmowych danych, tak byście mieli Państwo pełną gwarancję tego, że osoby postronne nie mają do nich dostępu

Najbardziej problematycznym i potencjalnie czasochłonnym krokiem w procesie skanowania oraz przetwarzania dokumentów jest ich metrykowanie. Typowe instalacje do przetwarzania plików z reguły wymagają większej ilości stanowisk indeksujących dla każdego pojedynczego skanera. Metryka jest kluczem do wyszukania odpowiedniego pliku. W związku z powyższym, Scan Centre dostarcza metody redukujące błędy operatorów i zwiększające prędkość indeksowania. W ich zakres wchodzi:

• rozpoznawanie kodów kreskowych
• automatyczne przenoszenie danych z zewnętrznych systemów informatycznych – baz danych
• listy rozwijane
• indeksowanie wielorekordowe, ręczne i wykorzystujące dedykowane aplikacje

Całkowite wyeliminowanie czynnika ludzkiego nie jest oczywiście możliwe, zaś współczesne technologie mogą jedynie w znacznym stopniu zredukować ryzyko błędu.

Siedem prostych kroków, które pomogą Ci zarządzać swoimi dokumentami!

W trakcie wielu lat prowadzenia firmy, nieustannie gromadzą się różnego rodzaju dokumenty. Już po sześciu latach na półkach firmowych zalega zbyt dużo papieru, pracownicy tracą czas na ich porządkowanie, a miejsca w archiwum stale ubywa. Prostą receptą na te bolączki jest właśnie przetwarzanie i skanowanie dokumentów. Cena takiej usługi w naszym abonamencie może wynieść zaledwie 11 groszy netto za zeskanowaną stronę. Jest ona ustalana w na podstawie ilości stron i segregatorów. W przypadku większego zamówienia, może zostać uzgodniona indywidualnie.

Pomożemy Państwu ulepszyć i usprawnić organizację firmowego archiwum przy pomocy skanowania  dokumentów, które następnie umieścimy w osobistym cyfrowym repozytorium klienta. Od tej pory będą Państwo mogli się cieszyć szybkim i efektywnym sposobem wyszukiwania konkretnych umów czy faktur. Wszystkie pliki będą zorganizowane w sposób, który będzie najwygodniejszy dla Państwa. Stworzenie elektronicznego archiwum i digitalizacja dokumentów papierowych redukuje do zera ryzyko utraty cennych danych i zapewnia dużo efektywniejszy sposób wyszukiwania informacji. Zachęcamy do zapoznania się z siedmioma prostymi krokami, które należy teraz wykonać, aby znacząco ulepszyć pracę Państwa firm:

• Spotkanie, na którym zapoznamy się z Państwa oczekiwaniami i potrzebami. Pokażemy również Państwu, jak skuteczne może być skanowanie. Siedziba naszego głównego biura mieści się w Częstochowie, ale miejsce dokładnego spotkania możemy ustalić indywidualnie. Może się ono odbyć również w naszych innych oddziałach – na przykład w Wejherowie. Obsługujemy też klientów z Gdańska i innych miast w Polsce.
• Rozmowy handlowe i doradztwo – przeprowadzenie przez naszych doradców szeregu czynności pozwalających na dokładniejsze poznanie Państwa wymagań, takich jak: darmowa ekspertyza stanu archiwum, doradztwo, a także wycena skanowania, archiwizacja i digitalizacja.
• Podpisanie umowy – nasze kontrakty formułowane są w sposób zrozumiały dla każdej ze stron – wszystkie paragrafy dostosowane są do norm prawnych obowiązujących na terenie Unii Europejskiej. Zachęcamy do umówienia się na spotkanie już dziś – napisz na maila biuro@scancentre.pl lub zadzwoń pod numer: +48 506 547 513.
• Odbiór materiałów do skanowania.
• Konwój dokumentacji do naszej firmy – odpowiednio zabezpieczone arkusze przewożone są na miejsce ich dalszej obróbki, chyba że umowa zakłada inaczej.
• Klasyfikacja i przygotowanie dokumentów do skanowania, polegające na segregacji plików według aktualnych normatyw prawnych i przyporządkowywaniu ich do odpowiednich grup. Z plików papierowych usuwane są wszelkie elementy, takie jak zszywki, spinacze itp. Następnie arkusze papieru są sortowane i dzielone na mniejsze części.
• Skanowanie dokumentów.

Ostatnim etapem procesu przetwarzania i skanowania jest elektroniczna archiwizacja dokumentów do serwera w celu ich długookresowego przechowywania.