Digitalizacja dokumentów, czyli ich zamiana papierowych na elektroniczne nastręcza sporo wątpliwości właścicielom biur, firm, które mają pokaźne archiwa dokumentacji firmowej różnej rangi. W każdej firmie poza dokumentami związanymi z operacjami gospodarczymi istnieje konieczność archiwizowania mnóstwa ilości dokumentów związanych, chociażby z aktami osobowymi pracowników, czy też różnego rodzaju analizą sytuacji finansowo-gospodarczej firmy. Jak zgodnie z prawem archiwizować dokumenty przy użyciu skanera. Czy każdy dokument można zeskanować?
Jakie są korzyści dla firm digitalizujących archiwa?
Przeprowadzanie skanowania dokumentacji firmowej nie może być przeprowadzany w sposób dowolny. Celem ochrony interesów klienta zawsze dbamy o przede wszystkim o kwestie formalne, które pozwalają nam w pełni poznać potrzeby klienta w zakresie zamiany dokumentacji papierowej na jej odpowiedniki elektroniczne. Spośród korzyści, jakie odnoszą podmioty gospodarcze współpracujące z nami, można wymienić:
– pełną poufność skanowanych danych,
– profesjonalny sprzęt skanujący gwarantujący dużą wydajność i wysoką jakość,
– automatyzację procesu skanowania,
– stworzenie przejrzystej bazy, umożliwiającej sprawne odnalezienie każdego rodzaju zeskanowanego dokumentu, według jasnych i intuicyjnych kategorii przeszukiwania dokumentacji,
– ograniczenie wydatków związanych z wykonywaniem prac w elektronicznym obiegu dokumentacji przez pracowników firmy klienta.
Jakich dokumentów nie można skanować prawnie?
Według obowiązującego prawa, tylko na potrzeby firm, można skanować dokumentację pracowniczą w tym dowody osobiste pracowników klienta firmy wyłącznie będące na stanie firmy klienta w związku z pracami archiwizacji danych. Skanowanie wszelkiej dokumentacji pracowniczej, prowadzone przez naszą firmę, jest zawsze poprzedzone podpisaniem umowy o współpracy, w której jasno określamy jaki rodzaj dokumentów będzie podlegał elektronicznej archiwizacji. Poza umową nie jest dopuszczalne skanowanie żadnych dokumentów osobistych pracownika typu dowód osobisty, czy prawo jazdy.
Aby chronić interesy klientów i ich pracowników współpraca z nami składa się z kilku etapów:
1. spotkanie organizacyjne, na którym uzgadniamy zakres prowadzonych prac, czas niezbędny do przeprowadzenia archiwizacji danych,
2. rozmowy handlowe i doradztwo personalne – uszczegółowienie potrzeb klienta, wraz z wyceną uzgodnionego zakresu prac,
3. podpisanie umowy, szczegółowe określenie zakresu prowadzonych prac, jak również podkreślenia zachowania przez nas poufności skanowanych dokumentów,
4. przekazanie materiałów do skanowania,
5. jeśli nie zastrzeżono innego sposobu skanowania dokumentacji przekazane dokumenty, ściśle chronione zostają przewiezione pod specjalnym nadzorem do siedziby firmy, celem dalszej ich obróbki,
6. segregacja plików, kategoryzacja danych według bieżących normatyw prawnych polegających na jasnym podporządkowaniu wszelkiej dokumentacji do odpowiednich grup produktowych, na tym etapie przeprowadzane jest też usunięcie wszelkich elementów takich jak zszywki i spinacze, które uniemożliwiają automatyczne skanowanie, proces ten kończy podzielenie całości skanowanej dokumentacji na odpowiednie części.
Dopiero tak przygotowane dokumenty papierowe poddawane są skanowaniu z zachowaniem tajemnicy handlowej i ostatecznie zapisane do przechowywania na serwerze wraz z ustaleniem odpowiednich kodów dostępu osobom określonym w umowie.
