Zatrudniasz pracowników? Zgodnie z prawem masz obowiązek przechowywać ich akta osobowe, m.in. umowy, rejestrację czasu pracy, wyniki badań okresowych, wypowiedzenie itp. Zamiast tysięcy kartek, które zajmują sporo miejsca, warto postawić na e-teczkę. Digitalizacja dokumentów to nowoczesny sposób, dzięki któremu oszczędzisz miejsce na półkach i czas. Na czym dokładnie polega archiwizacja cyfrowa i w jaki sposób stworzyć e-teczki swoim pracownikom? Przeczytaj poniższy artykuł!
Spis treści
- Czym właściwie jest e-teczka?
- W jaki sposób działa?
- Co zyskujesz, wprowadzając w firmie e-teczkę?
- Postaw na digitalizację — postaw na firmę Scan Centre!
Czym właściwie jest e-teczka?
Aktualnie każdy pracodawca musi obowiązkowo przechowywać akta pracownicze. Może zrobić to w formie papierowej lub cyfrowej – już od 2019 r. taka opcja jest w pełni akceptowana i dozwolona prawnie. I tutaj z pomocą przychodzi e-teczka, czyli forma prowadzenia dokumentacji osobowej cyfrowo. Dokumenty nie znajdują się na papierze, a jako pliki na serwerze lub chmurze. Wszystko jest uporządkowane w taki sposób, by z łatwością znaleźć niezbędną informację.
Digitalizacja akt osobowych i umieszczenie ich w e-teczce to niezwykle wygodny sposób na przechowywanie wszystkich papierów związanych z zatrudnieniem danej osoby. Możliwe jest proste i szybkie przeglądanie oraz przeszukiwanie serwera, co dla wielu przedsiębiorców staje się nieocenione.
W jaki sposób działa?
Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie e-teczek, Scan Centre zajmie się tym kompleksowo. Pierwszym krokiem jest masowe skanowanie dokumentów i akt osobowych, które znajdują się w formie papierowej. Każda kartka skanowana jest w taki sposób, by możliwe było odczytanie każdej litery. Wysoka jakość plików jest zapewniona przez odpowiedni sprzęt i umiejętności. Dodatkowo istnieje możliwość ustawienia filtrów, dzięki którym można przeglądać pliki, np. biorąc pod uwagę kod kreskowy czy krój pisma.
W kolejnym etapie tworzone są foldery, czyli e-teczki dla każdego pracownika. Każda z nich składa się z 3 części:
- A – dokumentacja związana z rekrutacją.
- B – dokumenty na temat przebiegu zatrudnienia, w tym wypłat czy rejestracji czasu pracy,
- C – dokumentacja wiążącą się z ustaniem stosunku pracy.
Taką teczkę można z łatwością przeglądać na dowolnym urządzeniu elektronicznym po uzyskaniu dostępu. To bezpieczny sposób, ponieważ dostęp otrzymują tylko upoważnione osoby, np. z działu kadr. Kolejne dokumenty można już od początku tworzyć cyfrowo – a następnie umieszczać pliki w odpowiednich e-teczkach.
Co zyskujesz, wprowadzając w firmie e-teczkę?
Archiwizacja cyfrowa dokumentów i prowadzenie e-teczek to najlepszy sposób na oszczędzenie pieniędzy, czasu i miejsca do przechowywania. Dzięki digitalizacji akt osobowych:
- znika problem tysięcy kartek, które często zajmują wiele segregatorów, półek, a nawet pomieszczeń – dzięki temu można oszczędzić np. na wynajmie,
- oszczędzisz m.in. na papierze, tuszu do drukarki, serwisie drukarek i niszczarek oraz innych akcesoriach biurowych (np. segregatorach, koszulkach itp.),
- zyskasz możliwość skrócenia przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zadbasz o środowisko – cyfrowa dokumentacja jest bardziej ekologiczna, ponieważ nie wymaga ani papieru, ani dodatkowych akcesoriów biurowych,
- oszczędzisz czas na przeszukiwaniu i przeglądaniu dokumentów – wyszukanie niezbędnej informacji zajmuje kilka sekund, co pozwala skupić się na innych zadaniach, które przynoszą zyski firmie,
- zadbasz o bezpieczeństwo akt osobowych – dokumenty cyfrowe są chronione zarówno przed dostępem nieupoważnionych osób, jak i wypadkami losowymi, np. pożarem czy zalaniem.
Postaw na digitalizację — postaw na firmę Scan Centre!
Chcesz mieć łatwiejszy dostęp do akt osobowych w swojej firmie? Postaw na e-teczki pracownicze! To bezpieczny i wygodny sposób na to, by każdy dokument miał swoje miejsce i był prosty do przeszukania. Dzięki digitalizacji zadbasz o wypełnienie obowiązku przechowywania akt, a jednocześnie zapewnisz sobie i swoim pracownikom komfortowe warunki pracy.
Koniec z wielogodzinnym przeszukiwaniem segregatorów i kartek. Zrób krok w stronę innowacji i postaw na archiwizację ze Scan Centre! Zapraszamy do kontaktu – zdigitalizujemy dokumenty krok po kroku i zadbamy o to, by Twoja firma oszczędziła sporo czasu, pieniędzy i miejsca!
