Digitalizacja dokumentów w placówkach medycznych? - Scan Centre

Od 2021 roku podmioty medyczne mają obowiązek przechowywać dokumenty w formie cyfrowej, jeśli tylko dysponują odpowiednimi możliwościami technicznymi. Archiwizacja danych to bardzo wygodna opcja zarówno dla placówek, jak i pacjentów. W jaki sposób sprawnie i bezpiecznie przeprowadzić masowe skanowanie dokumentów?

Szpitale i przychodnie – podstawa służby zdrowia

Zarówno prywatne, jak i publiczne szpitale oraz przychodnie stoją przed nie lada wyzwaniem, jakim jest cyfrowa archiwizacja danych. To wygodne i bezpieczne rozwiązanie, jednak wymaga profesjonalnego podejścia, aby przeprowadzone było stosunkowo szybko i bezpiecznie.

Oferta Scan Centre obejmuje m.in. właśnie wsparcie dla służby zdrowia w tym zakresie. Pomoc doświadczonej firmy umożliwia szybkie przeniesienie akt z papieru na dysk, przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa i jakości oraz wymogów ustawy.

O czym pamiętać, archiwizując dane pacjentów?

Digitalizacja jest po prostu zmianą formy przechowywania wszystkich dokumentów medycznych. Archiwizując dane, należy pamiętać o najważniejszych kwestiach poruszonych w ustawie. Należą do nich przede wszystkim:

• konieczność potwierdzenia zgodności każdego dokumentu (czyli sprawdzenia, czy forma papierowa i cyfrowa są identyczne) podpisem elektronicznym, zaufanym lub osobistym przez osobę upoważnioną,
• obowiązek poinformowania pacjenta, że jego dane zostały poddane digitalizacji i że w ciągu minimum roku ma możliwość odebrania akt w wersji papierowej,
• zniszczenie fizycznych wersji w takich sposób, aby niemożliwa była identyfikacja pacjenta – jeżeli mimo poinformowania nie zgłosił się po odbiór.

Jak istotne jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji medycznej?

Obecnie dąży się do tego, by wyeliminować z obiegu dokumentację papierową. Odpowiednie prowadzenie archiwum cyfrowego pozwala na zyskanie łatwiejszego dostępu do danych – zarówno ze strony placówki medycznej, jak i pacjenta. Wszystkie dokumenty w formie cyfrowej są równoważne tym papierowym.

Oprócz przeprowadzenia samej archiwizacji cyfrowej – niezbędne jest prowadzenie wszystkich nowych dokumentów w formie elektronicznej. Należą do nich przede wszystkim: skierowania, recepty, karty szczepień, karty informacyjne leczenia szpitalnego.

Wyjątkami od archiwizacji są książeczka zdrowia dziecka i karta przebiegu ciąży. Warto ponadto pamiętać, że na ten moment w przypadku braku możliwości technicznych placówka może jeszcze korzystać z papierowych wersji dokumentacji. Warto jednak jak najszybciej zlecić masowe skanowanie akt medycznych.

Historia chorób pacjenta

Digitalizacji powinna zostać poddana cała dokumentacja pacjenta – również jego historia chorób. Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta wskazuje, że należy przechowywać ją przez 20 lat. Wyjątkowo inny termin dotyczy:

• zgonu pacjenta z powodu zatrucia lub uszkodzenia ciała (30 lat),
• danych na temat dziecka do ukończenia 2. roku życia (22 lata),
• zdjęć rentgenowskich, które nie są przechowywane razem z dokumentacją medyczną (10 lat),
• skierowań lub zleceń od lekarza (5 lat).

Specjalizacje lekarzy

Nie ma znaczenia, jakiej specjalizacji jest lekarz – archiwizacja cyfrowa dokumentów dotyczy całej służby zdrowia. Warto zatem jak najszybciej rozpocząć masowe skanowanie akt swoich pacjentów, a wszystkie nowe tworzyć już w formie elektronicznej.

Dla lekarza jest to przede wszystkim komfortowe – szybko i wygodnie nawet w kilka sekund ma dostęp do wszystkich niezbędnych danych. Nie ma potrzeby przeszukiwania setek segregatorów.

Ochrona danych osobowych pacjentów i personelu medycznego

Wszelkie akta pacjentów i personelu medycznego w elektronicznej formie są bezpieczniejsze niż te papierowe. Dlaczego?

Po pierwsze nie ma możliwości, aby dane uległy fizycznemu zniszczeniu z powodu pożaru, zalania czy działaniu procesów degradacyjnych. Po drugie są one zabezpieczone przed dostępem nieupoważnionych osób – przeglądanie i przeszukiwanie akt jest możliwe tylko po uprzednim zezwoleniu.

Zadbaj o zagwarantowanie sprawnej pomocy pacjentom dzięki cyfryzacji dokumentów

Cyfryzacja dokumentów to krok w stronę usprawnienia działania służby medycznej. Dla placówki to nie tylko okazja do zmniejszenia kosztów i oszczędności czasu potrzebnego na przeszukiwanie dokumentacji, ale też do zadbania o swoich pacjentów. Scan Centre od lat specjalizuje się w skanowaniu i archiwizacji dokumentów – posiadamy zaplecze techniczne i służymy wsparciem we wprowadzeniu całego procesu. Zapraszamy do kontaktu!