Digitalizacja dokumentów stała się obecnie standardem w firmach bez względu na rodzaj branży, w której działa przedsiębiorstwo. Dziś niemal każdy rodzaj dokumentu w firmie występuje w formie elektronicznej. Umożliwiają to różnego rodzaju programy, narzędzia do zarządzania zasobami w firmie, które dzięki kontroli wszystkich obszarów działalności firmy podnoszą ich efektywność. Co jednak z dokumentacją z lat, kiedy duża część dokumentów firmowych „miała obieg standardowy”? Co z drukowanymi dokumentami? Jak je skutecznie zarchiwizować? Z pomocą przychodzi skanowanie, czyli digitalizacja dokumentów. Dziś zajmiemy się digitalizacją dokumentów zgodnie z przepisami RODO. Jak skanować dokumenty zgodnie z prawem?
Na czym polega digitalizacja dokumentów w firmie?
Do 2019 roku nie wszystkie dokumenty w wersji elektronicznej były równoważne z dokumentacją papierową. Przepisy zmuszały pracodawców do prowadzenia praktycznie podwójnej dokumentacji, zarówno elektronicznej, jak i drukowanej. Od 2019 roku można według przepisów Kodeksu Pracy zdigitalizować dokumenty, które są w wersji elektronicznej i przejść na elektroniczne przechowywanie akt pracowniczych. Digitalizacja to skanowanie dokumentów, czyli inaczej ucyfrowienie ich poprzez wprowadzeni do pamięci komputera. Skan dokumentu to plik graficzny w postaci bitmamy, który w wersji „surowej” zajmuje bardzo dużo miejsca, poza tym nie jest możliwe zarządzanie treścią zeskanowanego standardowo dokumentacją, np. nie jest możliwe przeszukiwanie treści. Dlatego podczas digitalizacji dokumentów przez firmy zajmujące się skanowaniem dokumentacji firmowej przedsiębiorstwa, dane poddaje się obróbce cyfrowej. Z jednej strony kompresuje się zeskanowane dane oraz umożliwia metodą optycznego rozpoznawania znaków dostęp do zarządzania treścią dokumentu. Elektroniczna archiwizacja danych sprawia, że przechowywanie nawet olbrzymich ilości danych o firmie staje się prostsza, a zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie efektywniejsze.
Jak digitallizować dokumentacje firmy zgodnie z wymogami RODO?
Każdy system przechowywania dokumentów, akt osobowych czy to w wersji elektronicznej, czy też papierowej musi zabezpieczać wiele różnych danych poufnych, których upublicznianie jest niezgodne z prawem. Celem zabezpieczenia dostaniem się edokumentów w niepowołane ręce konieczne jest podczas digitalizacji dokumentów pilnowanie paru kwestii:
– archiwizując dane, należy zadbać o ustanowienie miejsca ich przechowywania,
– skanowaniem dokumentacji powinna zająć się właściwa, kompetentna osoba posiadająca uprawnienia do pracy z tzw. dokumentami wrażliwymi, finansowymi, strategicznymi bądź kadrowymi,
– podczas tworzenia katalogu danych zarchiwizowanych elektronicznie muszą być nałożone odpowiednie kody dostępu, hasła, które dadzą dostęp określonym osobom do przechowywanych danych wyłącznie w obszarze wykonywanych przez nich obowiązków,
– prowadzenie audytów jakości zgromadzonych dokumentów i sposobu zabezpieczenia danych w firmie.
