Digitalizacja akt osobowych i pracowniczych - Scan Centre

image


Digitalizacja akt osobowych i pracowniczych

Zatrudnienie wybranego kandydata na konkretnym stanowisku wiąże się dla pracodawcy z wieloma dodatkowymi obowiązkami. Wymogami są m.in. gromadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej. To dość problematyczne, jeśli dane zapisywane są np. na papierowych wydrukach. Znacznie nowocześniejszym rozwiązaniem jest digitalizacja akt osobowych. Zachęcamy do zapoznania się z charakterystyką tego typu usług. W naszej ofercie znajduje się też elektroniczna archiwizacja dokumentów. Zainteresowanych nią klientów zapraszamy do kontaktu!

Jakie są najważniejsze zalety digitalizacji akt osobowych?

Przechowywanie ważnych faktur, pism czy umów w formie wydruków papierowych, a także inna niż cyfrowa archiwizacja danych, mają wiele wad. Przede wszystkim zapisane w ten sposób informacje mogą ulec zniszczeniu – np. w wyniku pożaru. Kłopotliwe jest także samo magazynowanie, a także wspomniane archiwizowanie dokumentów. Nie bez znaczenia są też kwestie związane z ochroną danych. Mogą one zostać łatwo wykradzione i odczytane przez osoby niepowołane w sytuacji, gdy są zapisane na nośnikach tradycyjnych. Z tego względu rekomendowanym rozwiązaniem dla firm jest digitalizacja dokumentów oraz profesjonalne usługi archiwizacyjne. Dotyczą zarówno akt osobowych, jak i pracowniczych. Przesyłane są one do przestrzeni cyfrowej. Tworzą ją serwery, tzw. chmury, a także fizyczne dyski komputerowe. W ten sposób do informacji dostęp mają jedynie wyznaczone osoby – najczęściej użytkownicy znający hasło do systemu. Zwiększa to zatem bezpieczeństwo poufnych informacji. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest też łatwe zarządzanie dokumentacją elektroniczną. Papierowe wydruki są skanowane i konwertowane do plików, które mogą być odczytane na każdym komputerze osobistym. Również poszczególne tabele, raporty czy sprawozdania tworzone są we wspomnianej przestrzeni cyfrowej. Większość dokumentów na nośnikach tradycyjnych można po zeskanowaniu zniszczyć – w ten sposób znajdą się one jedynie na firmowych urządzeniach, na których je zapisano, lub które mają dostęp do zewnętrznych serwerów czy chmur danych. Proponowana digitalizacja dokumentacji jest bardzo wygodna dla przedsiębiorców. Doskonale sprawdza się zarówno w małych, jak i średnich czy dużych firmachElektroniczna archiwizacja dokumentów wymaga jednak zastosowania odpowiedniego oprogramowania. Jesteśmy w stanie przygotować je kompleksowo, dopasowując poszczególne elementy do potrzeb oraz oczekiwań klientów. Zapraszamy do kontaktu w celu ustalenia szczegółów takiej współpracy.

Akta osobowe pracownicze – co trzeba wiedzieć o ich digitalizacji?

Wspomnianym skanowaniem dokumentacji zarządzaniem nią powinny zajmować się wyłącznie wyznaczone do tego osoby. Warto zadecydować się na specjalistów – usługi w tym zakresie świadczymy jako profesjonalna firma archiwizacyjna. Doradzamy w zakresie przechowywania akt pracowniczych osobowych. Karty ewidencji związane z czasem pracy czy korzystaniem z odzieży roboczej to niektóre ze składników takich danych. Dotyczą one też wynagrodzeń i urlopów wypoczynkowych. Są to nierzadko kluczowe dla właściciela działalności informacje na temat zatrudnianych przez niego osób. Digitalizacja akt pracowniczych ułatwia do nich dostęp. Archiwizowanie dokumentów tego typu dostępnych na serwerach lub w chmurze jest też znacznie prostsze i nie wymaga zakupu dodatkowych urządzeń, np. niszczarek. Najczęściej takie dane można zapisać na zapasowej przestrzeni cyfrowej, dzięki czemu nawet po upływie ich ważności pozostaną one gotowe do odczytu. Firmy archiwizujące dokumenty proponują różne rozwiązania w tym zakresie – nasze metody są sprawdzone i jednocześnie nowoczesne, gwarantując klientom maksymalną ochronę wszystkich informacji podlegających digitalizacji.

Skontaktuj się z nami

    Nasi specjaliści pomogą Państwu ocenić koszt i zakres prac niezbędnych do cyfrowej archiwizacji dokumentów i uporządkowania arkuszy!

    Wdrożenie: Strony internetowe Wordpress