Digitalizacja akt osobowych i pracowniczych

Zatrudnienie wybranego kandydata na konkretnym stanowisku wiąże się dla pracodawcy z wieloma dodatkowymi obowiązkami. Wiąże się z tym między innymi konieczność gromadzenia i archiwizacji dokumentacji pracowniczej. To dość problematyczne, jeśli dane zapisywane są np. na papierowych wydrukach. Znacznie nowocześniejszym i o wiele bardziej funkcjonalnym rozwiązaniem jest digitalizacja akt osobowych. Zachęcamy do zapoznania się z charakterystyką tego typu usług. W naszej ofercie znajduje się też elektroniczna archiwizacja dokumentów pracowniczych. Zainteresowanych nią klientów zapraszamy do kontaktu i przekonania się, jak profesjonalne zarządzanie dokumentacją może usprawnić działanie ich firmy.

Jakie są najważniejsze zalety digitalizacji akt osobowych i archiwizacji dokumentacji pracowniczej?

Przechowywanie ważnych faktur, pism czy umów w formie wydruków papierowych, a także inna niż cyfrowa archiwizacja dokumentów pracowniczych, mają wiele wad. Przede wszystkim gromadzona w ten sposób dokumentacja może ulec zniszczeniu – np. w wyniku pożaru. Kłopotliwe jest także samo magazynowanie dużej ilości wydruków, a także wspomniane archiwizowanie dokumentów w taki sposób, by w razie potrzeby szybko odnaleźć informacje. Nie bez znaczenia są też kwestie związane z ochroną danych. Mogą one zostać łatwo wykradzione i odczytane przez osoby niepowołane w sytuacji, gdy są zapisane na nośnikach tradycyjnych. Z tego względu rekomendowanym rozwiązaniem dla firm jest digitalizacja dokumentów pracowniczych oraz profesjonalna archiwizacja dokumentacji. Dotyczą zarówno akt osobowych, jak i pracowniczych. Przetwarzane informacje są przesyłane do przestrzeni cyfrowej. Tworzą ją serwery, tzw. chmury, a także fizyczne dyski komputerowe. W ten sposób do informacji dostęp mają jedynie wyznaczone przez pracodawców osoby – najczęściej użytkownicy znający hasło do systemu. Zwiększa to zatem bezpieczeństwo poufnych informacji. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest też łatwe zarządzanie dokumentacją elektroniczną. Papierowe wydruki w procesie archiwizacji dokumentów są skanowane i konwertowane do plików, które mogą być odczytane na każdym komputerze osobistym. Również poszczególne tabele, raporty czy sprawozdania tworzone są we wspomnianej przestrzeni cyfrowej. Większość dokumentów na nośnikach tradycyjnych można po zeskanowaniu po prostu zniszczyć – w ten sposób znajdą się one jedynie na firmowych urządzeniach, na których je zapisano, lub które mają dostęp do zewnętrznych serwerów czy chmur danych, bez ryzyka, że ich kopia może trafić w niepowołane ręce. Proponowana archiwizacja dokumentacji pracowniczej jest bardzo wygodna dla wszystkich przedsiębiorców. Doskonale sprawdza się zarówno w małych, jak i średnich czy dużych firmach, bez względu na to, w jakiej branży działają. Elektroniczna archiwizacja dokumentów wymaga jednak zastosowania odpowiedniego oprogramowania. Jesteśmy w stanie przygotować je kompleksowo, dopasowując poszczególne elementy do potrzeb oraz oczekiwań klientów. Zapraszamy do kontaktu w celu ustalenia szczegółów takiej współpracy.

Akta osobowe i pracownicze – co trzeba wiedzieć o ich digitalizacji?

Wspomnianym skanowaniem dokumentacji i zarządzaniem nią powinny zajmować się wyłącznie wyznaczone do tego osoby. Warto zadecydować się na specjalistów – usługi w tym zakresie świadczymy jako profesjonalna firma zajmująca się archiwizacją. Doradzamy w zakresie przechowywania akt pracowniczych i osobowych. Karty ewidencji związane z czasem pracy czy korzystaniem z odzieży roboczej to niektóre ze składników takiej dokumentacji. Dotyczą one też wynagrodzeń i urlopów wypoczynkowych. Są to nierzadko kluczowe dla właściciela działalności informacje na temat zatrudnianych przez niego osób. Digitalizacja akt pracowniczych ułatwia do nich dostęp. Archiwizowanie dokumentów tego typu dostępnych na serwerach lub w chmurze jest też znacznie prostsze i nie wymaga zakupu dodatkowych urządzeń, np. niszczarek. Najczęściej takie pliki można zapisać na zapasowej przestrzeni cyfrowej, dzięki czemu nawet po upływie ich ważności pozostaną one gotowe do odczytu. Firmy oferujące archiwizację dokumentów pracowniczych proponują różne rozwiązania w tym zakresie – nasze metody są sprawdzone i jednocześnie nowoczesne, gwarantując klientom maksymalną ochronę wszystkich informacji podlegających digitalizacji. Dzięki doświadczeniu i szerokiej wiedzy jesteśmy w stanie zaproponować optymalne sposoby przechowywania danych dla każdego przedsiębiorcy.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych – jak to działa?

Nasi eksperci zajmują się kompleksową archiwizacją dokumentów pracowniczych, przekształcając papierowe dokumenty w pliki cyfrowe. Dzięki wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania oraz nowoczesnych technologii zapewniamy naszym klientom profesjonalną archiwizację dokumentacji pracowniczej, dostosowaną do ich potrzeb i oczekiwań.