Zajmujesz się geodezją? Każdego dnia w Twojej firmie pojawiają się nowe dokumenty – zarówno akta pracownicze, jak i dane klientów, faktury czy różnego typu mapy. Liczba kartek, teczek i segregatorów jest więc ogromna. Nowoczesnym rozwiązaniem jest archiwizacja cyfrowa dokumentów. Dzięki niej oszczędzisz sporo miejsca, a przede wszystkim czasu. Dlaczego warto?

Branża geodezyjno-kartograficzna a dokumenty

Przechowywanie dokumentacji geodezyjno-kartograficznej jest nie lada wyzwaniem. Mapy, katalogi, rejestry, wykazy, zbiory – wszystko to powstaje m.in. w trakcie wykonywania pomiarów. Dokumenty muszą mieć swoje miejsce. A przecież w firmie oprócz dokumentacji branżowej niezbędne jest ponadto wydawanie faktur, a także tworzenie akt pracowniczych czy zbieranie danych klientów.

Zamiast przechowywania pokaźnej sterty papierów warto postawić na dokumenty w formie zdigitalizowanej. Archiwizacja cyfrowa to najlepszy sposób, by uporządkować wszystkie dane.

Dlaczego digitalizacja dokumentów jest tak istotna?

Okres przechowywania dokumentów w branży geodezyjno-kartograficznej jest regulowany ustawą. Wszystkie akta związane np. z pomiarami działek muszą więc być dostępne i uporządkowane. Dużo łatwiej i bezpieczniej przechowywać je w formie cyfrowej. Dzięki temu:

• wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu,
• przeszukiwanie i przeglądanie akt jest znacznie łatwiejsze,
• dane i informacje są bezpieczne i dostępne tylko dla upoważnionych osób,
• znacznie zmniejszasz ilość kartek, teczek, segregatorów,
• możesz przeglądać niezbędne informacje nawet w trakcie pracy zdalnej.

Digitalizacja dokumentów geodezyjnych to znaczne ułatwienie w trakcie codziennej pracy.

W jaki sposób możemy pomóc Twojej firmie?

Firma Scan Centre ma wieloletnie doświadczenie w przenoszeniu akt papierowych na chmurę i serwer. Dostępne są przede wszystkim usługi skanowania dokumentów, a także przygotowania ich do całego procesu. Zdigitalizowana dokumentacja jest łatwa w przeglądaniu i zabezpieczona przed nieupoważnionymi osobami. Jest ponadto zabezpieczona przed uszkodzeniami mechanicznymi, powstałymi np. w trakcie pożaru lub zalania.

Dzięki współpracy ze Scan Centre nie musisz martwić się samodzielnym skanowaniem czy przygotowywaniem dokumentów – wykonujemy cały plan działań od A do Z. Dopasowujemy zakres pracy do branży i liczby akt do digitalizacji.

Digitalizacja akt pracowniczych

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta pracownicze, takie jak umowy, wnioski czy zwolnienia lekarskie. Aby znacznie ułatwić przeszukiwanie dokumentacji w razie potrzeby i zmniejszyć ilość papieru – warto poddać te dokumenty digitalizacji. Forma cyfrowa jest ponadto znacznie bezpieczniejsza. Dostęp do zeskanowanych informacji mają jedynie upoważnione osoby.

Digitalizacja akt pracowniczych to nowoczesne rozwiązanie, które pozwala znacznie przyspieszyć pracę na co dzień. Zamiast przeszukiwać segregatory, w kilka chwil znajdziesz niezbędne informacje.

Archiwizacja dokumentów

Takie dokumenty jak mapy, zbiory czy zestawienia powstałe w trakcie wykonywania pomiarów geodezyjnych potrafią zajmować sporo miejsca. Przeglądanie i przeszukiwanie ich papierowych wersji nierzadko wymaga wielu godzin. Tymczasem dokumenty w formie cyfrowej są tak przygotowane, że w kilka sekund można przefiltrować je np. po kroju pisma lub konkretnym oznaczeniu.

Archiwizacja dokumentów polega na zeskanowaniu już istniejących danych w taki sposób, by były dostępne na serwerze lub w chmurze. Można odczytać je na dowolnym komputerze, któremu został przydzielony dostęp.

Masowe skanowanie

Biorąc pod uwagę Twoje potrzeby oraz liczbę kartek do zeskanowania, ustalamy etapy archiwizacji. Możliwa jest digitalizacja np. map, akt pracowniczych, faktur i wszelkich innych dokumentów. Masowe skanowanie pozwala na przeniesienie papierowych wersji do form cyfrowych, dzięki czemu dokumenty znajdą się w łatwym do przeglądania katalogu. Skany będą ponadto wysokiej jakości, dzięki czemu z łatwością przeczytasz wszystkie dane i informacje.

Skorzystaj z usług firmy Scan Centre!

Zastanawiasz się, czy archiwizacja cyfrowa dokumentów jest dla Ciebie? Skanowanie i digitalizacja to nowoczesna opcja dla wszystkich, którym zależy na oszczędności czasu w trakcie przeszukiwania akt oraz miejsca na przechowywanie. To ponadto bezpieczniejsze rozwiązanie, dzięki któremu wszystkie dane będą zabezpieczone np. przed wykradnięciem czy zniszczeniem. Skontaktuj się ze Scan Centre i zapewnij swojej firmie profesjonalną archiwizację. Przeglądanie i przeszukiwanie dokumentów nigdy nie było tak proste!