Od kilku lat przedsiębiorca ma możliwość wyboru, w jaki sposób będzie przechowywać dokumenty swoich pracowników – w formie cyfrowej czy papierowej. Digitalizacja akt osobowych to prawdziwa rewolucja, która pozwala nie tylko zwiększyć bezpieczeństwo danych, ale dodatkowo zapewnia ogromną wygodę ich użytkowania. Dlaczego warto wybrać cyfrową archiwizację dokumentów? Sprawdź.
Spis treści
- Na czym polega archiwizacja danych w formie cyfrowej?
- Co zyskasz, pozbywając się fizycznych akt pracowniczych?
- Bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych
- Wygoda użytkowania
- Sprawniejsze posługiwanie się dokumentami
- Profesjonalna digitalizacja akt pracowniczych z firmą Scan Centre!
Na czym polega archiwizacja danych w formie cyfrowej?
Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywać dane i akta pracowników, takie jak umowy, zwolnienia lekarskie czy ewidencję czasu pracy. Po kilku miesiącach czy latach zbiera się pokaźna lista dokumentów, które w formie papierowej mogą zajmować sporo miejsca i być trudne do przechowywania.
Nowoczesnym rozwiązaniem jest w tym przypadku digitalizacja akt pracowniczych, czyli zeskanowanie wszystkich kartek, a następnie uporządkowanie ich na serwerze bądź w chmurze. Dzięki temu wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, zabezpieczone i dostępne do szybkiego przeszukania przez osoby upoważnione. Dodatkowo archiwizacja cyfrowa może obejmować przeniesienie starszych i nieużywanych plików na dużo wolniejsze dyski.
Tego typu działania wykonywane są przez profesjonalistów Scan Centre, którzy doradzają w zakresie prowadzenia działań archiwizacyjnych i przeprowadzają przez cały proces od A do Z. Nie musisz więc martwić się, jak zeskanować dokumenty i jakich programów użyć, ponieważ wszystko zostanie dla Ciebie odpowiednio przygotowane.
Co zyskasz, pozbywając się fizycznych akt pracowniczych?
Setki kartek i segregatorów z danymi to już nie problem – archiwizacja cyfrowa dokumentów w Scan Centre pozwala szybko i efektywnie przenieść wszystkie akta na dysk. Pozbywając się fizycznej wersji dokumentacji pracowniczej, możesz:
- zadbać o ochronę danych osobowych swoich pracowników,
- zminimalizować liczbę papieru i segregatorów w firmie,
- uporządkować wszystkie dane w jednym miejscu,
- łatwiej posługiwać się dokumentami i wyszukiwać niezbędne informacje.
Bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych
Dane zebrane w chmurze lub na dysku są bezpieczne – i to w dwóch znaczeniach. Po pierwsze nie mogą zostać zniszczone np. z powodu zalania czy pożaru, ponieważ nie mają fizycznej formy. Dzięki temu nie musisz się martwić, że utracisz bezpowrotnie istotne dla Twojej firmy informacje.
Po drugie przygotowane przez profesjonalną firmę archiwizacyjną dane są zabezpieczone przed wykradzeniem czy odczytaniem przez osoby niepowołane. Do dokumentów mają dostęp jedynie konkretne osoby, które do tego upoważnisz. Jest to szczególnie istotne z powodu RODO. Bezpieczeństwo danych osobowych jest stawiane na pierwszym miejscu.
Wygoda użytkowania
Dane dostępne na nośniku cyfrowym są łatwiejsze w przechowywaniu i przeglądaniu niż te, które mają papierową formę. Dokumenty poddane profesjonalnej digitalizacji możesz odczytać na każdym komputerze, jest to proste i nie wymaga specjalnych umiejętności.
Co ważne – większość akt po przeniesieniu można zniszczyć, aby nie zajmowały cennego miejsca na regałach. Kolejne nie są już prowadzone w formie papierowej, dlatego nie ma potrzeby używania wielu niszczarek, których serwis jest kosztowny.
Sprawniejsze posługiwanie się dokumentami
Przeszukując kartki, często bardzo trudno znaleźć informacje, które w danym momencie potrzebne. Przeglądanie dokumentów może zajmować niekiedy długie godziny. Akta poddane digitalizacji są uporządkowane w taki sposób, by ich przeszukiwanie i analizowanie było szybkie i proste dla Ciebie i każdego upoważnionego pracownika.
W kilka sekund znajdziesz potrzebne dane. Algorytm wykorzystuje np. krój pisma lub kod kreskowy. Dzięki temu nie musisz marnować czasu swojego lub pracowników – lepiej poświęcić go na inne działania przynoszące zysk firmie.
Profesjonalna digitalizacja akt pracowniczych z firmą Scan Centre!
Przechowywanie danych pracowniczych w cyfrowej formie to wygoda i bezpieczeństwo. Firma Scan Centre ma wieloletnie doświadczenie w skanowaniu i digitalizacji dokumentów – dzięki temu wszystkie akta będą chronione przed niepowołanymi osobami i wygodne w przeglądaniu.
Profesjonalne rozwiązania z zakresu archiwizacji to najlepszy sposób, by rozpocząć nowy etap w firmie i zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem różnego typu papierów. Scan Centre oferuje nowoczesne procedury i sprawdzone metody oraz wsparcie na każdym etapie.
