W Twojej firmie wciąż królują papierowe dokumenty, które zajmują całe półki? Trudno znaleźć niezbędną informację, np. w razie kontroli? Masz dość wielogodzinnego przeszukiwania kartek? Jeśli tak – archiwizacja i digitalizacja dokumentów to rozwiązanie dla Ciebie. Dzięki zmianie dokumentacji z formy papierowej na cyfrową nie tylko oszczędzisz sporo miejsca, ale też łatwiej przejrzysz i wyszukasz niezbędne informacje. Na czym dokładnie polega ta opcja i czy jest dla każdego? Sprawdź!
Spis treści
- Na czym polega digitalizacja dokumentów?
- Jak ocenić, czy będzie odpowiednim rozwiązaniem w Twojej firmie?
- Określ specyfikację swojej branży
- Oszacuj możliwe oszczędności
- Pamiętaj o wygodzie pracy
- Firma Scan Centre przeprowadza profesjonalne digitalizacje dokumentów
Na czym polega digitalizacja dokumentów?
Każde przedsiębiorstwo wytarza sporo papierów – faktury, akta osobowe, umowy… To tylko niektóre z dokumentów, z którymi firma ma do czynienia na co dzień. Nowoczesne technologie dają jednak szansę na to, by znacznie ułatwić obieg dokumentacji.
Digitalizacja dokumentów polega na masowym skanowaniu wszystkich akt, faktur, umów itp., a następnie przechowywaniu ich w formie cyfrowej. Dokumentacja znajduje się na serwerze lub w chmurze, dzięki czemu każda osoba upoważniona ma do niej dostęp. Wszystko jest w odpowiedni sposób zabezpieczone i zeskanowane tak, by było czytelne i łatwe w obsłudze. Kolejne dokumenty mogą być od razu plikami cyfrowymi.
Jak ocenić, czy będzie odpowiednim rozwiązaniem w Twojej firmie?
Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej jest dobrym rozwiązaniem dla każdej branży. Wszystko dlatego, że to po prostu wygodna i bezpieczna opcja. Zanim zmienisz jednak dokumentację z papieru na pliki komputerowe, przeanalizuj swoją sytuację. Dzięki temu dokładniej przyjrzysz się, ile konkretnie kartek jest produkowanych na co dzień, a następnie zaplanujesz archiwizację.
Określ specyfikację swojej branży
Pierwszym krokiem do archiwizacji cyfrowej dokumentów jest określenie specyfiki swojej branży. Warto przyjrzeć się przede wszystkim konkurencji, by sprawdzić, czy digitalizacja jest powszechna w danym sektorze.
Jeśli tak – nie ma sensu dłużej czekać. To oznacza, że branża już dawno wprowadziła tę innowację do swoich przedsiębiorstw i że jest ona obecnie standardem. Jeśli z kolei okaże się, że mało kto korzysta z dokumentów cyfrowych, warto stać się pionierem. Nowoczesna digitalizacja to przyszłość i sposób na bezpieczniejsze i bardziej uporządkowane przechowywanie dokumentacji.
Zwróć również uwagę na swoich klientów. Problem z cyfrowymi opcjami mogą mieć osoby w starszym wieku, które nie korzystają z komputera. Jeżeli masz jedynie takich klientów, digitalizacja to dobry sposób, by zwiększyć wygodę dla Ciebie – klientom warto pozostawić również opcję papierową. Archiwizacja cyfrowa jest również dobrym krokiem do poszerzenia swojej grupy docelowej!
Oszacuj możliwe oszczędności
W każdej firmie na co dzień pojawia się sporo papierów. Na czym oszczędzasz, digitalizując dokumenty? Dzięki prowadzeniu dokumentacji w formie cyfrowej:
- wydajesz mniej na papier, drukowanie, segregatory, a także serwis drukarek i niszczarek,
- potrzebujesz mniej miejsca na półkach czy w magazynach – nierzadko możesz zrezygnować np. z dodatkowego archiwum,
- masz więcej czasu na pracę, np. pozyskiwanie klientów – zamiast spędzać czas na przeszukiwaniu papierów.
Nawet jeśli w Twoim przedsiębiorstwie nie ma aż tylu kartek, archiwizacja cyfrowa to dobry sposób na oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy. To również świetne rozwiązanie dla środowiska!
Pamiętaj o wygodzie pracy
Dokumenty w formie cyfrowej – w tym digitalizacja akt osobowych i pracowniczych – to sposób na znacznie wygodniejszą pracę na co dzień. Zamiast przeglądać setki kartek w poszukiwaniu konkretnej informacji, można szybko wyszukać ją w uporządkowanym folderze. To ogromne ułatwienie dla Ciebie i Twoich pracowników! Dzięki temu praca idzie szybciej i sprawniej, co przekłada się na większe zyski.
Firma Scan Centre przeprowadza profesjonalne digitalizacje dokumentów
Jak wygląda digitalizacja w Scan Centre? Najpierw przeprowadzane jest masowe skanowanie dokumentów. Dzięki nowoczesnemu sprzętowi każdy plik jest czytelny i łatwy w przeglądaniu na dowolnym urządzeniu. Następnie wszystkie akta osobowe, faktury, umowy itp. są katalogowane w taki sposób, by wyszukanie niezbędnej dokumentacji zajęło kilka sekund. Możliwe jest ustawienie filtrów, dzięki którym znajdziesz przykładowo wszystkie dokumenty podpisane przez konkretną osobę. Skontaktuj się z nami i wprowadź swoją firmę w świat innowacji!
