Posługiwanie się dokumentami to absolutna podstawa funkcjonowania różnego rodzaju instytucji oraz przedsiębiorstw. Coraz popularniejsze są też dokumenty cyfrowe, które stanowią już właściwie codzienność w ich działalności. Jak definiuje się te ostatnie oraz czy w praktyce mają one wartość prawną?
Definicja dokumentu elektronicznego
Definicja, czym jest dokument elektroniczny, została zawarta w Ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (rok publikacji – 2005). Zgodnie z nią, taki elektroniczny dokument ma stanowić odrębną pod względem znaczeniowym całość zbioru danych, które zostały uporządkowane w pewnej określonej strukturze wewnętrznej oraz utrwalone na informatycznym nośniku danych.
Choć definicja ta była przez wielu krytykowana ze względu na pewne nieścisłości, to wskazała na zmianę paradygmatu w zakresie rozumienia rosnącej roli technologii w naszym życiu codziennym.
Dokumenty cyfrowe w postępowaniach
Potwierdzenie, że dokumenty cyfrowe mają wartość prawną, widnieje również w Kodeksie cywilnym i Kodeksie postępowania cywilnego, które znowelizowano w 2016 roku. Ustawodawca zdecydował się wówczas uregulować czynności prawne i dostosować je do dynamicznie rozwijającej się cyfrowej rzeczywistości.
Dlatego też za dokumenty uważa się dziś również wiadomości e-mail czy SMS-y, a także inne formaty elektroniczne, takie jak nagrania audio oraz wideo. Warunkiem jest jednak to, aby można było je zapisać oraz odtworzyć, co obejmuje również prawidłowe przechowywanie dokumentów. To ostatnie jest ważne m.in. w przypadku przedsiębiorstw, które w wielu przypadkach polegają przede wszystkim na korespondencji elektronicznej.
Wszystko to oznacza po prostu, że dokumenty cyfrowe mają wartość prawną i można powoływać się na nie jako na dowody w sprawach karnych.
Jak widać prawodawcy w końcu odpowiedzieli na technologiczne zmiany jakie zaszły w ostatnich dekadach i uznali, że dokumenty cyfrowe mają wartość prawną. Sprawia to również, że w pełni uzasadnione stają się usługi digitalizacji, które pozwalają na ich bezpieczne oraz wygodne przechowywanie.
