Tysiące kartek, dokumenty w teczkach i segregatorach, zajęte regały, a nawet całe pomieszczenia czy magazyny? Jest na to sposób – digitalizacja i archiwizacja cyfrowa dokumentacji. Dzięki temu możesz wygodnie przeglądać wszystkie niezbędne pliki, szybko wyszukiwać informacje i pozbyć się niepotrzebnych papierów. Oszczędzaj czas, pieniądze i miejsce na półkach ze Scan Centre! Dlaczego warto postawić na to rozwiązanie w swojej firmie lub instytucji? Sprawdź, co zyskasz.
Spis treści
- Czym właściwie jest masowe skanowanie dokumentów?
- Dlaczego masowe skanowanie dokumentów jest opłacalne?
- Digitalizacja dokumentów – nie tylko oszczędność pieniędzy
- Profesjonalne skanowanie dokumentów — wybierz firmę Scan Centre
Czym właściwie jest masowe skanowanie dokumentów?
Masowe skanowanie dokumentów to po prostu przeniesienie dokumentacji z formy papierowej na cyfrową – czyli digitalizacja. Najpierw wszystkie kartki są odpowiednio katalogowane i przygotowywane do zeskanowania. Kolejnym krokiem jest stworzenie skanów – dzięki nowoczesnym maszynom każdy plik jest bardzo łatwy do odczytania, litery widoczne, a w razie potrzeby jakość można poprawić komputerowo (np. gdy druk jest bardzo jasny).
Następny etap to uporządkowanie plików w taki sposób, by były łatwe do przeglądania. Chodzi np. o ustawienie ich tematycznie, datami, nazwiskami itp. Dzięki nowoczesnym technologiom możliwe jest także przeszukiwanie m.in. po kroju pisma, konkretnym podpisie, kodzie kreskowym.
W Scan Centre wykonujemy te wszystkie kroki, dbając o Twoje dokumenty od A do Z. Cennik usług archiwizacyjnych zawsze jest ustalany indywidualnie – na podstawie tego, jakie masz potrzeby, ile dokumentacji do zeskanowania i w jaki sposób chcesz je skatalogować.
Dlaczego masowe skanowanie dokumentów jest opłacalne?
Zastanawiasz się, czy digitalizacja i archiwizacja cyfrowa dokumentów jest dla Ciebie? To opcja odpowiednia dla każdej firmy lub instytucji! Jej główną zaletą jest spora oszczędność pieniędzy. To po prostu opłacalne. Na czym najwięcej oszczędzisz? Dzięki masowemu skanowaniu możesz zrezygnować z wielu kosztów i wydatków, do których należą przede wszystkim:
- drukowanie (tusz, papier do drukowania, serwis drukarki itp.),
- akcesoria biurowe niezbędne do przechowywani, np. teczki, koszulki, zszywacze, spinacze,
- meble do przechowywania, np. szafki, regały, półki, szuflady,
- zakup niszczarek oraz ich serwis,
- wynajem pomieszczeń do przechowywania, często nawet całych magazynów.
To naprawdę spore oszczędności, liczone w tysiącach złotych. Dodatkowo mniejsza liczba papierów i akcesoriów to rozwiązanie bardziej ekologiczne.
Digitalizacja dokumentów – nie tylko oszczędność pieniędzy
Co jeszcze zyskasz dzięki archiwizacji cyfrowej dokumentów? To rozwiązanie, które znacznie usprawnia codzienną pracę. Główną korzyścią, oprócz oszczędności pieniędzy, jest zyskanie sporej ilości czasu. W końcu przeglądanie papierowych wersji dokumentacji wymaga czasami wielu godzin w archiwum, przerzucenia setek kartek i przeczytania sporej liczby pism, akt czy umów. Digitalizacja akt pracowniczych to również najlepszy sposób, by łatwiej przechowywać te dokumenty, które zgodnie z prawem nie mogą zostać zutylizowane przez wiele lat.
Gdy plik jest dostępny w wersji cyfrowej, w kilka sekund znajdziesz potrzebną informację. Wszystko jest odpowiednio skatalogowane, a dodatkowo możesz przeszukiwać katalogi np. z wykorzystaniem konkretnych filtrów. Należą do nich np. kody kreskowe, daty, konkretne podpisy, kroje pisma i wiele innych możliwości.
A to jeszcze nie wszystko. Dokumenty dostępne w formie cyfrowej są łatwe do obsługi przez każdego, kto uzyska do nich dostęp. Program działa intuicyjnie, dlatego nie ma problemu z codzienną pracą. Pliki są ponadto zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób, dlatego nikt nie przeczyta tego, co nie jest przeznaczone dla niego. Archiwizacja ma jeszcze jedną zaletę – zapewnia bezpieczeństwo w przypadku pożaru, powodzi czy innego nieprzewidzianego zdarzenia, w trakcie którego kartki mogą ulec zniszczeniu.
Profesjonalne skanowanie dokumentów — wybierz firmę Scan Centre
Szukasz firmy, która pomoże Ci w digitalizacji cyfrowej? W Scan Centre pomagamy zorganizować masowe skanowanie dokumentów, tworzymy kopie cyfrowe, przygotowujemy dobrany do potrzeb katalog i ustawiamy filtry oraz wszystkie zabezpieczenia. Dzięki temu Twoja dokumentacja jest nie tylko łatwa w przechowywaniu i przeglądaniu, ale też całkowicie bezpieczna. Skontaktuj się z nami i zapewnij swojej firmie lub instytucji komfort pracy na co dzień!
