Elektroniczny obieg i archiwizacja dokumentów to rozwiązania, które bardzo zyskały na popularności w tracie pandemii COVID-19. Korzystają z nich małe, średnie i duże przedsiębiorstwa. Dlaczego warto wykorzystać to w swojej firmie? Przekonaj się, czytając poniższy artykuł.
Spis treści
- Dlaczego elektroniczna archiwizacja dokumentów jest tak ważna?
- Czy ty również pracujesz w zaciszu domowego biura?
- Digitalizacja dokumentacji to przede wszystkim wygoda pracy!
- Archiwizacja cyfrowa – zabezpiecz swoje dane
- Zwiększ efektywność pracy między działowej!
- Chroń siebie i swoich pracowników dzięki nowoczesnym rozwiązaniom
Dlaczego elektroniczna archiwizacja dokumentów jest tak ważna?
W obecnych czasach istotnym aspektem prowadzenia przedsiębiorstwa jest dbanie o bezpieczeństwo i zdrowie pracowników. Oczekiwane jest zachowanie dystansu, zminimalizowanie interakcji pomiędzy współpracownikami. Wielu pracodawców stara się wychodzić naprzeciw tym potrzebom, zezwalając na pracę zdalną lub hybrydową. W przypadku pracy poza siedzibą firmy konieczne jest posiadanie niezbędnych dokumentów w formie cyfrowej. Rozwiązaniem jest elektroniczna archiwizacja dokumentów, która zminimalizuje kontakt pomiędzy pracownikami i pozwoli im na efektywniejsze wykonywanie obowiązków.
Czy ty również pracujesz w zaciszu domowego biura?
Pandemia COVID-19 zmieniła znacząco rynek pracy. Nastąpiło odejście od pracy stacjonarnej, wiele przedsiębiorstw działa zdalnie lub hybrydowo. Istotna jest możliwość pracy zdalnej – akta cyfrowe można przeglądać w każdym miejscu, nie tylko w siedzibie firmy. Jest to bardzo pożądane rozwiązanie w czasie pandemii, kiedy większość osób pracuje w zaciszu domowego biura. Największą zaletą wymienianą przez pracowników zdalnych jest wygoda. Oszczędzają tym samym czas na dojazd do pracy, nie stoją w korkach. Taka forma pracy sprawdzi się w przypadku osób, które zawodowo analizują i przetwarzają informacje. Zatrudnienie zdalnego pracownika może być świetną okazją pozyskania specjalistów, którzy mieszkają daleko od siedziby firmy.
Digitalizacja dokumentacji to przede wszystkim wygoda pracy!
W wielu firmach praktycznie z dnia na dzień salę konferencyjną zastąpiły komunikatory, a dokumenty przestały być przekazywane fizycznie pomiędzy pracownikami. Znacznie popularniejsze stały się natomiast rozmowy, spotkania i zebrania prowadzone online. Pracownik może z każdego miejsca przeglądać dokumenty, ma wgląd do skrzynki e-mail z plikami przychodzącymi. Może też skanować i dodawać kolejne pliki bez wychodzenia z domu. Z tego samego dokumentu w jednym czasie może korzystać kilkoro współpracowników. Jest to ogromna wygoda pracy i zwiększenie jej efektywności.
Archiwizacja cyfrowa – zabezpiecz swoje dane
Materiały przechowywane w formie cyfrowej są także lepiej zabezpieczone. Nośniki przeznaczone do archiwizacji są zdecydowanie bardziej wytrzymałe od tradycyjnych dysków twardych. Równie bezpieczna jest archiwizacja w chmurze. Dane, które się w niej znajdują, są doskonale zabezpieczone zarówno przed skasowaniem, jak i zniszczeniem czy kradzieżą. Do informacji dostęp mają jedynie wyznaczone osoby – najczęściej użytkownicy znający hasło do systemu. Szczególnie poufne dokumenty: umowy, zamówienia, ważne informacje powinny być odpowiednio zabezpieczone np. poprzez podpis kwalifikowany czy centralną archiwizację.
Zwiększ efektywność pracy między działowej!
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na większe bezpieczeństwo, sprawniejszą pracę między działami i wydajniejsze zarządzanie. Pracownicy z różnych gałęzi firmy mogą w czasie rzeczywistym zlecać i wykonywać zadania. Mogą dyskutować z innymi pracownikami przy pomocy komentarzy, czatu czy wiadomości elektronicznych. Komunikacja telefoniczna lub teleinformatyczna ogranicza ilość czasu wcześniej potrzebnego np. na przemieszczanie się pomiędzy różnymi działami firmy. Osoby z różnych działów mogą w tym samym czasie pracować na jednym dokumencie, co jest wygodne i efektywne.
Chroń siebie i swoich pracowników dzięki nowoczesnym rozwiązaniom
Wiele firm wdraża nowoczesne środki ostrożności. Przedsiębiorstwa wprowadzają pracę zdalną, tzw. home office, odwołują podróże służbowe oraz starają się ograniczyć kontakt fizyczny między pracownikami do niezbędnego minimum. Usiłując utrzymać ciągłość biznesu organizacje, sięgają po nowoczesne rozwiązania związane z digitalizacją i archiwizacją dokumentów. Firma Scan Centre oferuje szeroki wachlarz rozwiązań: digitalizację akt osobowych i pracowniczych, archiwizowanie i skanowanie dokumentów. Wyróżnia się profesjonalną i terminową obsługą klientów biznesowych.
