Przechowywanie dokumentów stanowi jednakowo obowiązek, który obliguje firmy oraz osoby fizyczne, do przechowywania pewnych dokumentów, które są związane z działalnością firmy oraz związane z odliczaniem pewnych kwot od podatku dochodowego. W przypadku mniejszych firm lub osób fizycznych, przechowywanie dokumentów ogranicza się do jednej, góra dwóch szaf. Jeśli jednak firma jest duża, to samych dokumentów jest sporo, w związku z czym wynajmuje się w celu ich przechowywania odpowiednia archiwa.
Wersja papierowa jednak jest mało praktyczna, ponieważ zajmuje sporo miejsca, z czasem niszczeje, a kolor tuszu blaknie, nie mówiąc już o ryzyku zniszczenia w przypadku zaistnienia pożaru. Można jednak uchronić się przed tymi aspektami, dokonując kopii cyfrowej dokumentów. Można to zrobić samodzielnie, jednak jakość nie zawsze jest dobra, lub zlecić to firmie Scan Centre, która wykona wysokiej jakości cyfrowe kopie dokumentów. Takie rozwiązanie ma sporo plusów, po pierwsze zawsze możemy mieć dostęp do dokumentów, mając je na przenośnym dysku czy w chmurze, i nie ulegną zniszczeniu, ponieważ w prosty i szybki sposób można wykonać ich kopie w dowolnej ilości. A do tego wszystkie, te dokumenty, do których potrzebne by było wynajęcie magazynu, zmieszczą się na jednym dysku zewnętrznym wielkości małego notesu. Wygodnie i praktycznie.
Utrzymywanie archiwum cyfrowego
Kiedy mamy już wykonane dokładne kopie cyfrowe dokumentów księgowości, książek, dokumentacji medycznej czy inżynieryjnej, musimy je jakoś przechowywać. Opisane wcześniej metody są dobre, jednak mało bezpieczne z punktu widzenia ochrony, gdyż łatwo je wykraść, zabierając dysk lub przechowując dane na słabo strzeżonych serwisach. Zarówno wykonanie kopii cyfrowych, jak i ich przechowywanie można zlecić tej samej firmie. Wówczas utrzymywanie naszego archiwum cyfrowego spoczywa na barkach wyspecjalizowanej firmy. Ta z kolei dokłada wszelkich starań, aby kopie cyfrowe dostępne na jej serwerach nie uległy zniszczeniu czy fragmentyzacji, a sam poziom zabezpieczeń serwerów i dostępu do plików był najwyższych standardów. Dodatkowo rolą firmy jest zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentów cyfrowych. Firmie, której zlecamy wykonanie i przechowywanie kopii cyfrowych, możemy zlecić również obsługę baz danych. Dzięki temu możemy mieć uporządkowane dokumenty w wersji cyfrowej, do których mamy dostęp my i nikt więcej, dzięki zastosowanym zabezpieczeniom.
