Prowadzisz firmę z sektora finansowego lub księgowego? Każdego dnia w Twoim przedsiębiorstwie tworzone są setki lub tysiące różnych dokumentów. Zamiast korzystać z ich papierowych wersji, dużo wygodniej i bezpieczniej jest przenieść je wszystkie na dysk. Na czym polega archiwizacja cyfrowa dokumentów i dlaczego warto z niej skorzystać? Sprawdź!
Spis treści
- Digitalizacja akt – nowoczesny sposób na przechowywanie dokumentów
- Dlaczego sektor finansowy zyska na korzystaniu z cyfrowych dokumentów?
- Wygoda użytkowania
- Bezpieczeństwo danych pracowników i klientów
- Pozbycie się fizycznych dokumentów
- Dbaj o swój biznes – postaw na profesjonalną pomoc firmy Scan Centre!
Digitalizacja akt – nowoczesny sposób na przechowywanie dokumentów
Akta osobowe pracowników, informacje dotyczące klientów, faktury… To tylko niektóre z dokumentów, z którymi na co dzień styka się przedsiębiorca. Przechowywanie ich wszystkich w papierowej formie jest uciążliwe. Papier zajmuje sporo miejsca, trudno ponadto szybko znaleźć niezbędne informacje. Dostęp do akt w formie fizycznej jest ponadto utrudniony w trakcie pracy zdalnej.
Nowoczesnym sposobem przechowywania jest archiwizacja cyfrowa dokumentów. Polega na zeskanowaniu wszystkich kartek, a następnie umieszczeniu ich w chmurze albo na serwerze. Dzięki temu cała dokumentacja znajduje się w jednym miejscu i jest całkowicie bezpieczna.
Scan Centre oferuje sprawne i bezpieczne przejście przez cały proces digitalizacji – w tym usługi skanowania dokumentów.
Dlaczego sektor finansowy zyska na korzystaniu z cyfrowych dokumentów?
Zastanawiasz się, czy zmiana formy przechowywania dokumentacji z papierowej na cyfrową jest dla Ciebie? Tak, jeśli chcesz:
- łatwo przeszukiwać dokumenty firmy,
- zadbać o bezpieczeństwo danych klientów i pracowników,
- zmniejszyć ilość papieru, teczek i segregatorów,
- zapewnić sobie i pracownikom dostęp do akt w trakcie pracy zdalnej,
- zebrać całą dokumentację w jednym miejscu.
Digitalizacja dokumentów z sektora finansowego to najlepszy sposób, żeby szybko zmienić formę przechowywania.
Wygoda użytkowania
Przeglądanie dokumentów na komputerze jest dużo szybsze niż przeszukiwanie setek segregatorów i teczek znajdujących się na półkach. Akta pracownicze, faktury i inne informacje w formie cyfrowej można łatwo przejrzeć, np. pod kątem potrzebnych w konkretnej chwili danych. Dzięki temu, że są uporządkowane, możesz filtrować je np. po kodzie kreskowym lub kroju pisma.
Profesjonalna digitalizacja akt osobowych i innych dokumentów pozwala oszczędzić sporo czasu. Tak przygotowane dane są łatwe do analizy, a ponadto można przejrzeć je na dowolnym komputerze, któremu przydzielisz dostęp.
Bezpieczeństwo danych pracowników i klientów
Bezpieczeństwo danych w firmie z sektora finansowego jest szczególnie ważne. Przechowujesz nie tylko dane osobowe, ale często również wrażliwe informacje z zakresu finansów swoich klientów.
Digitalizacja akt pracowniczych i innych danych znacznie zwiększa ich bezpieczeństwo. I to podwójnie. Dokumenty poddane obróbce cyfrowej znajdują się na zabezpieczonym serwerze, do którego dostęp mają jedynie osoby upoważnione. Dzięki temu nie musisz martwić się, że informacje zostaną wykradzione. Dane znajdujące się na dysku są ponadto bezpieczne w przypadku zdarzenia losowego jak zalanie czy pożar.
Pozbycie się fizycznych dokumentów
Większości dokumentów po wykonaniu usługi skanowania możesz się pozbyć. Pamiętaj ponadto, że wszystkie kolejne akta również dostępne będą już w formie cyfrowej. Dzięki temu zyskasz sporo miejsca na regałach w biurze lub magazynie. Często to naprawdę duże oszczędności!
Mniejsza ilość papieru to również rzadsza konieczność korzystania z takich sprzętów jak niszczarki (których serwis jest drogi) czy drukarki oraz materiałów biurowych.
Dbaj o swój biznes – postaw na profesjonalną pomoc firmy Scan Centre!
Archiwizacja cyfrowa dokumentów to najlepszy sposób, by zadbać o bezpieczeństwo informacji oraz łatwość ich przeglądania. Nowoczesne rozwiązanie tego rodzaju pozwoli Ci ponadto obniżyć koszty przechowywania papierowych akt. Szukasz pomocy w zeskanowaniu wszystkich papierowych dokumentów i uporządkowaniu ich tak, by korzystanie było szybkie i proste?
Firma Scan Centre ma wieloletnie doświadczenie w digitalizacji akt – pomoże Ci w rozpoczęciu procesu i przeprowadzi go od A do Z. Skontaktuj się z nami, by już niedługo dokumenty były bezpieczne i odpowiednio skatalogowane.
