Bez względu na to, jaką firmę prowadzisz, każdego dnia masz do czynienia z wieloma dokumentami. Umowy, faktury, wnioski… To wszystko często stanowi pokaźne stosy kartek. A gdyby tak zastosować nowoczesne rozwiązanie, jakim jest digitalizacja dokumentów i akt osobowych? Dzięki temu uporządkujesz całą dokumentację przedsiębiorstwa. Wszystko będzie w chmurze lub na dysku – wygodnie i bezpiecznie! Sprawdź, na czym polega archiwizacja i dlaczego warto zmienić papier na pliki w komputerze.
Spis treści
- Czym właściwie jest archiwizacja cyfrowa?
- Jak przebiega digitalizowanie ważnych dokumentów?
- Proces archiwizacji – obowiązkowy krok w stronę rozwoju firmy
- Co zyskujesz dzięki archiwizacji cyfrowej dokumentów?
- Zaufaj firmie Scan Centre!
Czym właściwie jest archiwizacja cyfrowa?
Obecnie wiele firm wciąż korzysta z papierowych wersji akt czy dokumentów. To powoduje, że za każdym razem trzeba przeglądać segregatory czy półki w poszukiwaniu odpowiedniej dokumentacji. Forma papierowa zajmuje też sporo miejsca, nierzadko wymaga wynajęcia nawet magazynów czy archiwów.
Archiwizacja cyfrowa polega na zeskanowaniu wszystkich kartek i zapisaniu ich w formie plików. Zostają umieszczone na serwerze lub w chmurze. Są więc możliwe do odczytania na każdym urządzeniu, które otrzyma dostęp. Pliki się porządkuje, dzięki czemu powstaje cyfrowe archiwum – bezpieczne i łatwe w trakcie codziennego przeglądania. Kolejne dokumenty można też na bieżąco umieszczać na dysku.
Jak przebiega digitalizowanie ważnych dokumentów?
Firma Scan Centre od lat zajmuje się profesjonalnym digitalizowaniem dokumentów. Doskonale wiemy, jak krok po kroku przeprowadzić ten proces. Dopasowujemy rozwiązanie do konkretnej firmy – dzięki temu wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami. Jak wygląda taka archiwizacja?
- Ustalenie szczegółów z klientem – to najważniejszy moment, w trakcie którego opisujesz dokładnie swoje oczekiwania i wskazujesz, jaką dokumentację należy zarchiwizować.
- Masowe skanowanie dokumentów – każda kartka jest zdigitalizowana tak, by była łatwa w odczytaniu i przeglądaniu na dowolnym urządzeniu elektronicznym.
- Organizacja i porządkowanie plików – tworzymy e-archiwum, które możesz z łatwością przeglądać, np. z wykorzystaniem takich filtrów jak rozpoznanie odręcznego pisma konkretnej osoby.
- Niszczenie wersji papierowych – w bezpieczny sposób pozbywamy się dokumentów, które nie wymagają pozostawienia fizycznych wersji, co pozwala Ci oszczędzić sporo miejsca.
Proces archiwizacji – obowiązkowy krok w stronę rozwoju firmy
Każdy przedsiębiorca musi przechowywać wiele dokumentów, takich jak akta osobowe pracowników czy faktury. Sporo z nich z łatwością można przenieść na dysk. To nowoczesne rozwiązanie, które znacznie ułatwia codzienną pracę. Niektóre z dokumentów przez jakiś czas powinny zostać jeszcze w swoich papierowych wersjach, a inne można spokojnie usunąć z wykorzystaniem niszczarki.
Dzięki Scan Centre możesz zeskanować przykładowo:
- rachunki i faktury,
- umowy,
- akta osobowe pracowników,
- sprawozdania,
- księgi rachunkowe i podatkowe.
A to tylko niektóre z dokumentów, które znajdują się w archiwach wielu firm!
Co zyskujesz dzięki archiwizacji cyfrowej dokumentów?
Zastanawiasz się, czy warto przeprowadzić proces archiwizacji cyfrowej dokumentów w swojej firmie? Dzięki digitalizacji:
- znacznie usprawnisz pracę na co dzień – szybciej i łatwiej przeszukać e-archiwum kilkoma kliknięciami, zamiast przeglądać segregatory pełne kartek,
- zadbasz o bezpieczeństwo dokumentów – pliki cyfrowe nie są narażone na zniszczenie (np. w pożarze), a dodatkowo są zabezpieczone w taki sposób, by nikt niepowołany nie miał do nich dostępu,
- oszczędzisz miejsce – po czasie możesz zrezygnować z wielu szafek, półek czy nawet pomieszczeń, bo wszystko będzie dostępne w chmurze czy na serwerze,
- oszczędzisz pieniądze – jeśli wszystkie dokumenty będą miały formę cyfrową, znacznie oszczędzisz np. na papierze, tuszu czy konserwacji drukarek i niszczarek.
Zaufaj firmie Scan Centre!
Nawet jeśli masz setki lub tysiące dokumentów – w Scan Centre damy sobie radę z uporządkowaniem całej dokumentacji, wykorzystując nowoczesne sprzęty i programy. Profesjonalna digitalizacja zapewnia wygodę i bezpieczeństwo. Każdy plik jest łatwy w przeglądaniu i przeszukiwaniu, a dodatkowo zabezpieczony przed niepowołanymi osobami.
Zrób krok w stronę rozwoju firmy i wybierz nowoczesne rozwiązanie! Archiwizacja cyfrowa to najlepszy sposób, by uporządkować dokumentację i znacznie usprawnić codzienną pracę.
