Na czym polega działanie narzędzi OCR? Sprawdź! - Scan Centre

Każdy przedsiębiorca wie, jak dużo dokumentów trzeba przechowywać – umowy, faktury, wnioski, akta… Masz dość tysięcy kartek, których przeszukiwanie trwa w nieskończoność? Szukasz nowoczesnych możliwości dla firmy lub organizacji? Postaw na digitalizację i archiwizację cyfrową dokumentów. To doskonałe rozwiązanie, dzięki któremu oszczędzisz sporo czasu i miejsca – wszystko znajdzie się na dysku lub w chmurze. Znacznym ułatwieniem jest też wykorzystanie OCR. Na czym to wszystko dokładnie polega? Przeczytaj artykuł eksperta Scan Centre.

Czym są narzędzia OCR?

Jeśli zastanawiasz się nad digitalizacją dokumentacji, warto poznać skrót OCR (ang. optical character recognition) – optyczne rozpoznawanie znaków. Narzędzia OCR mają przede wszystkim za zadanie rozpoznać znaki, które znajdują się w plikach graficznych, stworzonych ręcznie, drukowanych itp.

W dużym skrócie: wykorzystując OCR, można rozpoznać tekst w zeskanowanym dokumencie i stworzyć jego cyfrową reprezentację, którą rozpoznaje komputer. To znacznie ułatwia dalszą pracę z plikami. Takie nowoczesne rozwiązanie jest wykorzystywane przez Scan Centre, żeby zapewnić wygodny dostęp do wszystkich informacji i usprawnić korzystanie z bazy.

Digitalizacja i archiwizacja polegają na zeskanowaniu wszystkich dokumentów i umieszczeniu ich na serwerze lub w chmurze. Znajdują się tam w formie cyfrowej. Każda osoba mająca dostęp może wygodnie przeglądać bazę na dowolnym urządzeniu. Całość działa sprawnie oraz intuicyjnie – każdy pracownik nauczy się, jak obsługiwać taki zestaw plików!

W jaki sposób OCR pomaga w digitalizacji dokumentów?

Można powiedzieć, że narzędzia OCR zapewniają inteligentne rozpoznawanie treści. Dzięki wykorzystaniu tego systemu możesz przykładowo wyszukać niezbędne dokumenty po kodzie kreskowym, podpisie lub nawet charakterze pisma! To znacznie ułatwia przeszukiwanie plików i codzienną pracę.

Dlaczego warto skorzystać z digitalizacji i archiwizacji cyfrowej akt pracowniczych oraz innej dokumentacji? To nowoczesne rozwiązanie pozwala:

• oszczędzić sporo miejsca – kartki często zajmują przestrzenie magazynowe, segregatory, szafki i szuflady,
• zwiększyć efektywność pracy – zamiast godzinami przeglądać papierowe dokumenty, wystarczy szybko przeszukać dysk lub chmurę, co trwa kilka minut,
• oszczędzić pieniądze – nie tylko na przechowywaniu, ale też drukowaniu, serwisie drukarek i niszczarek, materiałach biurowych itp.,
• zadbać o bezpieczeństwo danych – przechowywanie akt cyfrowo chroni przed niepowołanymi osobami (dokumentację mogą przeglądać tylko upoważnieni pracownicy), ale też zabezpiecza przed takimi wypadkami jak pożar czy zalanie.

Gdzie przyda się korzystanie z narzędzi OCR?

Jak dokładnie wygląda działanie Scan Centre? Zawsze dopasowujemy sposób pracy do Twoich oczekiwań, liczby dokumentów itp. Najczęściej po ustaleniu szczegółów wszelka dokumentacja jest profesjonalnie przygotowywana (kartki i pliki są segregowane), a następnie skanowana (tak, by każdy plik był czytelny i doskonałej jakości). Cennik usług archiwizacyjnych jest elastycznie oraz indywidualnie dopasowywany do wybranych usług.

Korzystanie z narzędzi OCR, które znacznie usprawniają pracę i umożliwiają jeszcze łatwiejsze przeszukiwanie dokumentów, przyda się praktycznie w każdej firmie czy organizacji. Jest polecane szczególnie w tych branżach, gdzie dokumentacja oraz akta są regularnie przeglądane, np. w sektorach:

• księgowym,
• ubezpieczeniowym,
• prawniczym,
• medycznym,
• bankowym.

To oczywiście nie wszystkie branże – z digitalizacji korzystają zarówno duże firmy i organizacje, jak i niewielkie przedsiębiorstwa.

Profesjonalne digitalizowanie dokumentów z firmą Scan Centre

Chcesz znacznie usprawnić pracę w swojej firmie i zadbać o to, by działała w nowoczesny sposób? Zależy Ci na oszczędności miejsca, czasu i pieniędzy? Postaw na profesjonalną digitalizację z firmą Scan Centre. Dzięki wysokiej jakości sprzętom i korzystaniu z narzędzi OCR każda baza jest łatwa w obsłudze. Przeglądaj dokumenty szybko i wygodnie, zapewniając przy tym całkowite bezpieczeństwo danych! To najlepszy sposób przechowywania wszystkich plików.