Obecnie coraz więcej firm i przedsiębiorstw przechowuje dokumenty w formie cyfrowej. Digitalizacja archiwów jest coraz popularniejszym rozwiązaniem. Na czym polega? Jakie są zalety takiego rozwiązania? Dowiesz się o tym w naszym artykule!
Spis treści
- Na czym polega digitalizacja dokumentów
- Archiwizacja cyfrowa dokumentów — dlaczego warto?
- Oszczędzasz miejsce oraz pieniądze
- Pozwalasz swoim pracownikom na działanie na najwyższych obrotach
- Zwiększasz bezpieczeństwo przechowywania danych
- Wybierz nowe rozwiązania z firmą Scan Centre!
Na czym polega digitalizacja dokumentów?
Ilość dokumentacji w firmach i przedsiębiorstw stale rośnie. Cyfryzacja dokumentów jest odpowiedzią na to wyzwanie. Pozwala na ograniczenie korzystania z cennej przestrzeni biurowej. Digitalizacja dokumentów polega na przetwarzaniu dokumentów tradycyjnych, papierowych na ich wersję cyfrową. Jeśli chodzi o elektroniczną archiwizację, to polega ona na zebraniu wszystkich niezbędnych dokumentów i ich uporządkowaniu. Proces składa się ze skanowania dokumentów i przechowywania ich w przeznaczonym miejscu. Przesyłane są one do przestrzeni cyfrowej. Tworzą ją serwery, tzw. chmury, a także fizyczne dyski komputerowe. Istnieje możliwość powiązania ze sobą dokumentów – to pozwala m.in. na ich edycję lub rozpowszechnianie.
Archiwizacja cyfrowa dokumentów — dlaczego warto?
Zarchiwizowanie cyfrowej wersji takiego druku – czy to w formie fotokopii, czy pliku tekstowego – jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ stwarza formę zabezpieczenia najważniejszych firmowych dokumentów. Elektroniczne archiwa funkcjonują w oparciu o pliki cyfrowe. Najczęściej stanowią je dokumenty przesyłane drogą mailową lub skany. Akta cyfrowe to propozycja, która wychodzi naprzeciw potrzebom nowoczesnego biznesu. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z punktu widzenia każdego przedsiębiorstwa.
Oszczędzasz miejsce oraz pieniądze
Archiwizacja cyfrowa pozwala na oszczędność miejsca. Dokumenty, które zajmowałyby wiele regałów, zmieszczą się na niewielkim twardym dysku. Dzięki owemu rozwiązaniu nie trzeba wynajmować dodatkowych pomieszczeń. Można także używać pomieszczeń, które służyły dotąd jako archiwum, w zupełnie innym celu, zgrywając całość firmowej dokumentacji na cyfrowe nośniki pamięci. Archiwizacja cyfrowa nie generuje kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów i ich drukowaniem. Umożliwia także szybkie odnalezienie potrzebnych materiałów.
Wszelkie powyższe zalety cyfrowego systemu wpływają głównie na usprawnienie pracy w kartotekach przedsiębiorstw. Tymczasem akta cyfrowe pozwalają także zaoszczędzić pieniądze! Związane jest to ze zmniejszonymi kosztami druku np. kopii dokumentów, które przy elektronicznym archiwum są zbędne.
Pozwalasz swoim pracownikom na działanie na najwyższych obrotach
Pracownicy mogą efektywniej wykonywać swoje codzienne obowiązki dzięki przechowywanym cyfrowo dokumentach. Te w formie papierowej mogą być trudniejsze do znalezienia. Pracownik może spędzić wiele godzin, szukając pojedynczej faktury. Spada jego efektywność, rozprasza się wykonywaniem czasochłonnych zadań. Bardzo istotna jest możliwość pracy zdalnej. Akta cyfrowe można przeglądać swobodnie w każdym miejscu, nie tylko w siedzibie firmy. Jest to bardzo pożądane rozwiązanie w czasie pandemii, kiedy znaczna część osób pracuje zdalnie lub hybrydowo.
Zwiększasz bezpieczeństwo przechowywania danych
Materiały cyfrowe są zdecydowanie lepiej zabezpieczone niż te w formie papierowej. Należy jednak pamiętać, że digitalizacja dokumentów może być czasem utrudniona z uwagi na ochronę danych osobowych i RODO. Nośniki przeznaczone do archiwizacji są bardziej wytrzymałe od tradycyjnych dysków twardych, a archiwizacja w chmurze jest równie bezpieczna. Dane, które się w tych miejscach znajdą, są doskonale zabezpieczone zarówno przed skasowaniem, jak i zniszczeniem czy kradzieżą. Do informacji dostęp mają jedynie wyznaczone osoby – użytkownicy znający hasło do systemu.
Wybierz nowe rozwiązania z firmą Scan Centre!
Warto mieć pewność, że digitalizacja dokumentów i proces cyfryzacji archiwum przebiegnie prawidłowo. Najlepszym rozwiązaniem jest powierzyć to zadanie profesjonalnym firmom. Dzięki temu można mieć pewność, że cyfrowa archiwizacja dokumentów przebiegnie bezproblemowo, a dane zostaną zachowane w odpowiedniej formie. Firma Scan Centre zachowa dbałość o wszelkie niezbędne procedury, jakość i terminowość wykonania usługi. W naszej ofercie znajduje się też elektroniczna archiwizacja dokumentów. Rozwiązanie doskonale sprawdza się zarówno w małych, jak i średnich czy dużych firmach.
