Tradycyjne przechowywanie dokumentów powoli ustępuje miejsca archiwizacji elektronicznej. Sprawdźmy, jakie korzyści niesie za sobą zmiana modelu archiwizacji dokumentacji firmowej i dlaczego warto postawić na rozwiązania cyfrowe.
Zwiększenie wydajności pracy
Elektroniczne przechowywanie dokumentów umożliwia szybki dostęp do pożądanych danych. Przypisywanie praw użytkowania za pośrednictwem systemu jest w pełni intuicyjne i bezpieczne. Co więcej, nowoczesny system tworzy dokładny log osób, które uzyskały dostęp do danych, zmodyfikowanych plików, nowych lub usuniętych dokumentów. Ogromna ilość informacji wymaga sprawnego zarządzania i niezakłóconego dostępu – uzyskanie wysokiej efektywności przy utrzymaniu tradycyjnego modelu archiwizacyjnego byłoby niemożliwe.
Niezakłócona współpraca
Co więcej, rozwiązania cyfrowe umożliwiają dynamiczną współpracę między różnymi działami, biurami zlokalizowanymi w różnych miastach i inwestorami mieszkającymi za granicą. Ważne informacje będą dostępne tak długo, jak długo ludzie będą mieli dostęp do Internetu i pozwolenie na użytkowanie danych.
Certyfikat bezpieczeństwa
Cyfrowy system zarządzania dokumentami jest wyposażony w wiele funkcji bezpieczeństwa. Szyfrowanie plików i wielopoziomowe systemy uwierzytelniania sprawiają, że nieautoryzowany dostęp jest praktycznie niemożliwy. Osiągnięcie tego samego poziomu bezpieczeństwa w systemie tradycyjnym byłoby znacznie droższe, a w wielu przypadkach – niewykonalne.
Redukcja kosztów
Ograniczenie kosztów idzie w parze z uwolnieniem fizycznego miejsca niezbędnego do składowania papierowej dokumentacji. Przejście na system elektroniczny zwalnia dużo przestrzeni biurowej, a elektroniczne przechowywanie dokumentów umożliwia zmianę przeznaczenia całego pomieszczenia, które w innym przypadku służyłoby jako archiwum.
Spójne zarządzania archiwum
Dysponując wyłącznie papierowymi kopiami dokumentów aktualizacja i formatowanie sprawiałyby olbrzymie trudności. Elektroniczne przechowywanie dokumentów przyczynia się do zwiększenia spójności archiwum i usprawnia prace zarządcze.
Wybór odpowiedniego rozwiązania do cyfrowego zarządzania dokumentami jest kluczem do uzyskania wszystkich wymienionych korzyści.
