Co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na digitalizację dokumentów w Twojej firmie? - Scan Centre

Masz dość umów, rachunków, dokumentacji pracowniczej w formie papierowej? Segregatory i półki uginają się od różnych papierów, a wyszukanie jednej informacji zajmuje kilka godzin? Jest na to sposób! To digitalizacja dokumentów i akt. Dzięki archiwizacji cyfrowej znacznie łatwiej przeglądać, przeszukiwać i przechowywać akta. To rozwiązanie sprawdza się w firmach oraz instytucjach. Na czym dokładnie polega i co jeszcze warto wiedzieć? Sprawdź!

Digitalizacja dokumentów – dobry pomysł?

Każda firma generuje setki lub nawet tysiące różnego typu dokumentów. Same akta pracownicze obejmują m.in. umowy, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie, wypowiedzenia i wiele więcej. Do tego dochodzą wszelkie rachunki, umowy, faktury… Rzeczywiście jest tego dużo. Wiele z nich trzeba obowiązkowo przechowywać przez kilka lub nawet kilkadziesiąt lat.

Nietrudno sobie wyobrazić, że w ciągu roku papiery potrafią stworzyć sporą stertę. Nierzadko zajmują segregatory, półki, a nawet dodatkowe powierzchnie magazynowe. To dużo kosztuje. Dodatkowo przeglądanie wersji papierowych wymaga wiele czasu i cierpliwości – a przecież lepiej przeznaczyć go na coś innego, co przyniesie zysk.

Digitalizacja i archiwizacja cyfrowa dokumentacji to najlepszy sposób, żeby znacznie usprawnić działanie swojej firmy i obniżyć koszty. Rozwiązanie polega na zeskanowaniu wszystkich kartek oraz ich uporządkowaniu w chmurze lub na serwerze. Dzięki temu dokumenty w tradycyjnej formie mogą zostać zastąpione przez dostępne online skany.

Co zyskujesz poprzez digitalizację dokumentów?

Jeśli zastanawiasz się, czy warto wprowadzić nowoczesne rozwiązania w swojej firmie lub instytucji, odpowiedź brzmi: oczywiście, że warto! Dzięki digitalizacji oraz archiwizacji dokumentów oszczędzasz:

• miejsce – wielu kartek nie trzeba już przechowywać w formie papierowej, wszystko znajduje się w chmurze albo na dysku zamiast w biurze, szafach i segregatorach,
• czas – na przeszukiwanie dokumentacji, wyszukiwanie niezbędnych informacji, przeglądaniu papierów, przygotowanie do kontroli,
• pieniądze – nie tylko na przechowywaniu, ale też np. serwisie drukarek czy niszczarek oraz takich akcesoriach jak segregatory, koszulki itp.

Cyfrowe opcje to także znaczne zwiększenie produktywności, a to również przekłada się bezpośrednio na zysk. Ty lub Twoi pracownicy w kilka chwil znajdziecie potrzebną informację. Nie trzeba już kilka godzin wertować kartek, żeby znaleźć np. datę podpisania konkretnej umowy. Cyfrowe archiwa można przeszukiwać np. na podstawie tematyki, nazwisk pracowników, a nawet kodów kreskowych czy odręcznego pisma. W Scan Centre ustawimy dla Ciebie najlepsze filtry!

Co należy wiedzieć o digitalizacji akt i dokumentów?

Zanim zdecydujesz się na zlecenie digitalizacji i archiwizacji akt pracowniczych oraz innych dokumentów, dokładnie wybierz firmę, która się tym zajmuje. W Scan Centre przeprowadzamy firmy i instytucje przez cały proces od lat. Zawsze dobieramy odpowiednie rozwiązanie. Dzięki temu wszystkie skany są wyraźne, łatwe w obsłudze, a także bezpieczne.

Digitalizacja i archiwizacja cyfrowa dokumentów to:

• wygoda dla Ciebie i pracowników,
• bezpieczeństwo – i to podwójne, bo pliki są chronione przed nieupoważnionymi osobami, a także czynnikami zewnętrznymi (np. pożarem czy zalaniem),
• troska o środowisko – mniej papieru oraz akcesoriów biurowych to bardzo ekologiczne rozwiązanie.

Czy to opcja dla Twojej firmy lub instytucji? Tak, jeśli zależy Ci na oszczędności i nowoczesnym podejściu do biznesu! Bez względu na to, jak rozbudowana jest dokumentacja, w Scan Centre zeskanujemy wszystkie kartki i przygotujemy taki katalog, dzięki któremu w kilka sekund przejrzysz najważniejsze informacje. Wszystko dopasowane do branży, w której działasz!

Pozbądź się zagradzających miejsce kartek papieru dzięki firmie Scan Centre!

Oszczędność miejsca, czasu i pieniędzy – to zyskasz dzięki digitalizacji dokumentów. Postaw na wygodne i bezpieczne rozwiązanie, dzięki któremu pozbędziesz się tysięcy kartek. Na stronie ScanCentre.pl znajdziesz również cennik usług archiwizacyjnych. To tam sprawdzisz orientacyjny koszt – pamiętaj jednak, że każde zlecenie jest wyceniane indywidualnie na podstawie liczby dokumentów oraz Twoich oczekiwań czy dodatkowych usług. Wprowadź swoją firmę w XXI wiek!