Każde muzeum czy instytucja kultury na co dzień ma do czynienia z setkami dokumentów. Akta pracownicze, faktury, umowy, statuty, uchwały… To tylko niektóre z nich. Przechowywanie ich w formie papierowej zajmuje dużo miejsca i nie ułatwia przeglądania. Co zrobić, żeby dokumentacja była uporządkowana i prosta w przeszukiwaniu? Postaw na archiwizację cyfrową dokumentów! Na czym polega to nowoczesne rozwiązanie?
Spis treści
- Co zyskujesz dzięki digitalizacji akt i dokumentów?
- Co zyskują instytucje kultury oraz muzea przy digitalizacji dokumentów?
- Łatwy dostęp do informacji
- Usprawniona obsługa klientów
- Lepsza organizacja pracy
- Zwiększone bezpieczeństwo
- Unowocześniaj muzea i instytucje kultury z firmą Scan Centre
Co zyskujesz dzięki digitalizacji akt i dokumentów?
Zastanawiasz się, czy warto stworzyć e-archiwum ze Scan Centre? W końcu wiele dokumentów trzeba przechowywać przez lata. Nierzadko już po miesiącu zbiera się pokaźny stos papierów, które zajmują miejsce w segregatorach i na półkach. Nie wszystkie z nich muszą mieć jednak formę papierową – często wystarczy przechowywać je cyfrowo.
Digitalizacja akt i dokumentów pozwala w prosty sposób uporządkować wszystkie papiery, które przyjmują formę plików na dysku. Zajmują więc znacznie mniej miejsca, a przede wszystkim są wygodniejsze w trakcie codziennego przeszukiwania. W kilka sekund znajdziesz to, co w danym momencie niezbędne!
Co zyskują instytucje kultury oraz muzea przy digitalizacji dokumentów?
Instytucje kultury i muzea borykają się z nadmiarem różnego typu dokumentacji. Nie tylko przechowują akta osobowe pracowników, umowy, faktury czy sprawozdania, ale często również dokumenty i opisy dotyczące np. poszczególnych eksponatów. Digitalizacja i zebranie wszystkiego w jednym miejscu:
- minimalizuje ilość papieru i oszczędza sporo miejsca,
- ułatwia dostęp do dokumentów, akt i katalogu eksponatów,
- pozwala zadbać o bezpieczeństwo i ochronę danych pracowników i klientów,
- porządkuje dokumentację i znacznie ułatwia jej przeszukiwanie.
Łatwy dostęp do informacji
Dane znajdujące się na cyfrowym nośniku są znacznie łatwiejsze do przeglądania i przeszukiwania. Nie trzeba przerzucać setek kartek i przeglądać wielu segregatorów, by znaleźć niezbędną informację. Wystarczy skorzystać z wyszukiwarki w e-archiwum.
Profesjonalna digitalizacja w Scan Centre umożliwia również ustawienie filtrów. Dzięki temu możesz np. przeglądać dokumenty, biorąc pod uwagę krój pisma, kod kreskowy czy inne kryteria. Taka oszczędność czasu pozwala skupić się na tym, co naprawdę ważne.
Usprawniona obsługa klientów
Gdy klient chce np. zapisać się na zajęcia dostępne w danym obiekcie lub kupić bilet na wystawę, znacznie łatwiej obsługiwać go przy pomocy systemu cyfrowego. To przyspiesza cały proces i usprawnia pracę na co dzień. Dodatkowo digitalizacja akt osobowych i dokumentów pozwala zadbać o bezpieczeństwo danych klientów, co jest szczególnie ważne w dzisiejszych czasach.
Lepsza organizacja pracy
Profesjonalna archiwizacja cyfrowa dokumentów znacznie poprawia organizację pracy. Do plików mają dostęp wszystkie upoważnione osoby. Dodatkowo można otwierać je na każdym komputerze. E-archiwum jest łatwe w obsłudze, dlatego z przeszukiwaniem poradzi sobie każdy pracownik.
Jeśli zdecydujesz się na digitalizację akt pracowniczych, znacznie łatwiej będzie zarządzać pracą na co dzień. Wnioski o urlop, listy płac, umowy – to wszystko może znaleźć się na dysku, by w kilka chwil można było wyszukać wybrany dokument.
Zwiększone bezpieczeństwo
Możesz nadać uprawnienia do przeglądania i przeszukiwania dokumentacji tylko konkretnym pracownikom. Pliki są zabezpieczane nowoczesnymi metodami, które uniemożliwiają odczytanie osobom niepowołanym. Dokumenty w formie cyfrowej są bezpieczne jednak nie tylko z tego powodu.
To dodatkowo gwarancja, że pliki nie ulegną uszkodzeniu np. w przypadku zalania czy pożaru. Dokumentacja w fizycznej formie jest narażona na czynniki zewnętrzne, co może wiązać się z bezpowrotną utratą ważnych informacji.
Unowocześniaj muzea i instytucje kultury z firmą Scan Centre
Muzea i instytucje kultury też mogą być nowoczesne! Wystarczy zastosować innowacyjne rozwiązania, które znacznie usprawniają pracę. Scan Centre oferuje masowe skanowanie dokumentów i stworzenie bezpiecznego oraz wygodnego w obsłudze e-archiwum. Krok po kroku przeprowadzamy przez cały proces i dopasowujemy rozwiązanie tak, by było komfortowe w danej branży.
To najlepszy sposób na przechowywanie akt, faktur, umów czy katalogów w jednym miejscu. Spraw, by przeglądanie i przeszukiwanie dokumentacji było szybkie i proste. Już nie trzeba przeglądać setek kartek, by znaleźć istote informacje!
