Jakie czynności należy wykonywać w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją? 

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na wprowadzenie w swoich firmach  elektronicznego zarządzania dokumentacją, muszą wykonywać przy jego pomocy szereg czynności kancelaryjnych. Mowa tutaj przede wszystkim o prowadzeniu bieżącego rejestru przesyłek (wychodzących i wpływających) i spisów spraw. Przedsiębiorcy muszą również prowadzić w systemie rejestry i ewidencje, a także archiwizować dokumenty elektroniczne, które mają znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwianych spraw. Korzystając z dokumentacji elektronicznej, przedsiębiorcy muszą również wykonywać przez system akceptacje dokumentów elektronicznych, co jest możliwe dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego. Wszystkie te czynności są niezbędne, aby zarządzanie obiegiem informacji w formie cyfrowej rzeczywiście przyniosło firmie spodziewane korzyści.

Czy zarządzanie dokumentacją elektroniczną jest trudniejsze od tradycyjnego? 

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną w praktyce jest znacznie łatwiejsze od tradycyjnego rozwiązania. Przedsiębiorcy cenią taką możliwość przede wszystkim za łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki cyfryzacji dokumentów można przeglądać konkretne pliki w nagłych sytuacjach bez konieczności długotrwałego poszukiwania w archiwach.

Stosując takie rozwiązanie, można zautomatyzować wiele czynności, które do tej pory były niezwykle czasochłonne. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną ułatwia również zarządzanie informacją w firmie i może mieć wpływ na zwiększenie zysków. Dzięki łatwiejszemu dostępowi do dokumentów można bezproblemowo monitorować przepływ dokumentów biznesowych na każdym etapie. Ponadto zmniejsza się ryzyko wystąpienia błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim. Poza początkowym etapem wdrożenia nowych rozwiązań stosowanie w firmie tego rodzaju nowoczesnych systemów jest zdecydowanie prostsze od tradycyjnych metod i przynosi jej szereg korzyści, które przekładają się na wzrost efektywności. Rosnąca popularność systemów do organizowania informacji w formie cyfrowej nie powinna więc dziwić.

Artykuł Zasady zarządzania dokumentacją elektroniczną pochodzi z serwisu Scan Centre.

Czym właściwie jest masowe skanowanie dokumentów?

Masowe skanowanie dokumentów to po prostu przeniesienie dokumentacji z formy papierowej na cyfrową – czyli digitalizacja. Najpierw wszystkie kartki są odpowiednio katalogowane i przygotowywane do zeskanowania. Kolejnym krokiem jest stworzenie skanów – dzięki nowoczesnym maszynom każdy plik jest bardzo łatwy do odczytania, litery widoczne, a w razie potrzeby jakość można poprawić komputerowo (np. gdy druk jest bardzo jasny).

Następny etap to uporządkowanie plików w taki sposób, by były łatwe do przeglądania. Chodzi np. o ustawienie ich tematycznie, datami, nazwiskami itp. Dzięki nowoczesnym technologiom możliwe jest także przeszukiwanie m.in. po kroju pisma, konkretnym podpisie, kodzie kreskowym.

W Scan Centre wykonujemy te wszystkie kroki, dbając o Twoje dokumenty od A do Z. Cennik usług archiwizacyjnych zawsze jest ustalany indywidualnie – na podstawie tego, jakie masz potrzeby, ile dokumentacji do zeskanowania i w jaki sposób chcesz je skatalogować.

Dlaczego masowe skanowanie dokumentów jest opłacalne?

Zastanawiasz się, czy digitalizacja i archiwizacja cyfrowa dokumentów jest dla Ciebie? To opcja odpowiednia dla każdej firmy lub instytucji! Jej główną zaletą jest spora oszczędność pieniędzy. To po prostu opłacalne. Na czym najwięcej oszczędzisz? Dzięki masowemu skanowaniu możesz zrezygnować z wielu kosztów i wydatków, do których należą przede wszystkim:

• drukowanie (tusz, papier do drukowania, serwis drukarki itp.),
• akcesoria biurowe niezbędne do przechowywani, np. teczki, koszulki, zszywacze, spinacze,
• meble do przechowywania, np. szafki, regały, półki, szuflady,
• zakup niszczarek oraz ich serwis,
• wynajem pomieszczeń do przechowywania, często nawet całych magazynów.

To naprawdę spore oszczędności, liczone w tysiącach złotych. Dodatkowo mniejsza liczba papierów i akcesoriów to rozwiązanie bardziej ekologiczne.

Digitalizacja dokumentów – nie tylko oszczędność pieniędzy

Co jeszcze zyskasz dzięki archiwizacji cyfrowej dokumentów? To rozwiązanie, które znacznie usprawnia codzienną pracę. Główną korzyścią, oprócz oszczędności pieniędzy, jest zyskanie sporej ilości czasu. W końcu przeglądanie papierowych wersji dokumentacji wymaga czasami wielu godzin w archiwum, przerzucenia setek kartek i przeczytania sporej liczby pism, akt czy umów. Digitalizacja akt pracowniczych to również najlepszy sposób, by łatwiej przechowywać te dokumenty, które zgodnie z prawem nie mogą zostać zutylizowane przez wiele lat.

Gdy plik jest dostępny w wersji cyfrowej, w kilka sekund znajdziesz potrzebną informację. Wszystko jest odpowiednio skatalogowane, a dodatkowo możesz przeszukiwać katalogi np. z wykorzystaniem konkretnych filtrów. Należą do nich np. kody kreskowe, daty, konkretne podpisy, kroje pisma i wiele innych możliwości.

A to jeszcze nie wszystko. Dokumenty dostępne w formie cyfrowej są łatwe do obsługi przez każdego, kto uzyska do nich dostęp. Program działa intuicyjnie, dlatego nie ma problemu z codzienną pracą. Pliki są ponadto zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób, dlatego nikt nie przeczyta tego, co nie jest przeznaczone dla niego. Archiwizacja ma jeszcze jedną zaletę – zapewnia bezpieczeństwo w przypadku pożaru, powodzi czy innego nieprzewidzianego zdarzenia, w trakcie którego kartki mogą ulec zniszczeniu.

Profesjonalne skanowanie dokumentów — wybierz firmę Scan Centre

Szukasz firmy, która pomoże Ci w digitalizacji cyfrowej? W Scan Centre pomagamy zorganizować masowe skanowanie dokumentów, tworzymy kopie cyfrowe, przygotowujemy dobrany do potrzeb katalog i ustawiamy filtry oraz wszystkie zabezpieczenia. Dzięki temu Twoja dokumentacja jest nie tylko łatwa w przechowywaniu i przeglądaniu, ale też całkowicie bezpieczna. Skontaktuj się z nami i zapewnij swojej firmie lub instytucji komfort pracy na co dzień!

Artykuł Czy masowe skanowanie dokumentów się opłaca? pochodzi z serwisu Scan Centre.

Praca inżyniera – czas na wagę złota

Praca inżyniera w dużej mierze opiera się na analizie i sporządzaniu różnych planów, dokumentacji czy projektów. Są niezbędne do tego, by poznać m.in. specyfikację urządzeń, sieci czy różnych instalacji.

Przeglądanie często wielostronicowych dokumentów na papierze zajmuje ogrom czasu – tym bardziej że każdy plan ma sporo szczegółów. A przecież podczas pracy inżyniera liczy się szybkość. Nikt nie chce spędzić całego dnia na analizie i przerzucaniu papierów… Inaczej sprawa wygląda, gdy dokumentacja znajduje się w wersji elektronicznej. Przeglądanie jej na komputerze czy tablecie jest szybkie i bardzo wygodne.

Co zyskujesz, digitalizując plany urządzeń?

Chcesz usprawnić swoją pracę na co dzień? Digitalizacja i późniejsza archiwizacja planów, projektów czy blueprints to jeden z efektywniejszych sposobów, by to zrobić. Dzięki zmianie formatu zyskujesz:

• wygodę w trakcie przeglądania i przechowywania,
• czas, bo pliki znacznie łatwiej przeszukiwać,
• bezpieczeństwo kluczowych danych,
• redukcję kosztów m.in. na druku czy przechowywaniu,
• łatwiejsze zarządzanie dokumentacją.

Cennik usług archiwizacyjnych zależy od liczby dokumentów, ich wielkości oraz innych czynników. W Scan Centre zrobimy odpowiednią wycenę, a następnie przygotujemy wszystko od A do Z.

Wygoda

Przeglądanie na urządzeniu elektronicznym to znacznie wygodniejsza opcja niż przeszukiwanie kartek – szczególnie jeśli wszystko jest prawidłowo skatalogowane. W Scan Centre dbamy o to, żeby każdy plik miał swoje miejsce. Program jest ponadto bardzo intuicyjny, dlatego każdy poradzi sobie z jego obsługą.

Dzięki wyszukiwaniu np. po rodzaju pisma czy kodzie kreskowym jest to jeszcze łatwiejsze. Dodatkowo plany czy projekty na komputerze lub tablecie możesz z łatwością powiększyć, żeby przyjrzeć się szczegółom. Skanowanie i digitalizacja dokumentów to najszybszy sposób, żeby zwiększyć efektywność i komfort pracy.

Czas

Jeśli przeglądasz papiery, tracisz sporo czasu na szukaniu konkretnych dokumentów, wyszukiwaniu odpowiednich teczek czy segregatorów, a często nawet dojeździe do magazynu. Gdy potrzebne pliki znajdują się w formie elektronicznej, w kilka minut znajdziesz niezbędną informację czy aktualnie potrzebny plan, np. urządzenia czy konkretnej sieci.

Szybkość przeglądania dotyczy nie tylko projektów czy planów, ale też innych dokumentów. Przykładowo digitalizacja akt pracowniczych to najlepszy sposób, by przechowywać m.in. umowy, zwolnienia, wnioski i nie tylko, a w razie potrzeby mieć do nich bardzo szybki dostęp.

Wygodniejsze przechowywanie

Przechowywanie w formie elektronicznej to jednak nie tylko wygoda w trakcie codziennej pracy. To dodatkowo spora oszczędność pieniędzy. Dzięki archiwizacji dokumentów, planów czy projektów w formacie cyfrowym oszczędzisz na:

• pomieszczeniach magazynowych,
• szafkach, półkach, regałach,
• drukowaniu, tuszu, papierze,
• akcesoriach biurowych, np. koszulkach czy segregatorach,
• serwisie drukarek i niszczarek.

Zabezpieczenie planów

Cyfrowa forma doskonale chroni plany, projekty oraz inne dokumenty. Po pierwsze pliki są zabezpieczone przed działaniem czynników zewnętrznych, np. zalania czy pożaru. Znajdują się na serwerze lub w chmurze, gdzie są bezpieczne. Po drugie dokumentacja jest chroniona przed niepowołanymi osobami. Dostęp uzyskują tylko konkretni pracownicy. Dzięki temu masz pewność, że każdy plik jest bezpieczny.

Scan Centre poleca się nie tylko firmom inżynierskim

Szukasz rozwiązać, które usprawnią pracę? Digitalizacja oraz archiwizacja cyfrowa to nowoczesny sposób przechowywania wszystkich dokumentów. Dzięki tej opcji oszczędzisz czas i pieniądze, a Twoja praca stanie się jeszcze efektywniejsza. Skontaktuj się z nami i przenieś firmę lub instytucję w XXI wiek!

Artykuł Digitalizacja projektów i planów (blueprints) związanych z pracą inżyniera? Tak, to możliwe! pochodzi z serwisu Scan Centre.

Na czym polega digitalizacja map?

Wiele branż korzysta na co dzień z map i planów. Aktualnie większość takiej dokumentacji ma cyfrową formę, dlatego przeglądanie jest proste i wygodne. Wciąż zdarza się jednak, że starsze mapy są dostępne jedynie papierowo. Tymczasem programy nierzadko wymuszają skorzystanie z formy cyfrowej, która jest ponadto dużo prostsza do analizy.

Tutaj właśnie przydaje się digitalizacja map – czyli zeskanowanie ich, a następnie uporządkowanie na serwerze lub w chmurze. Dokument staje się wówczas plikiem w wygodnej formie (np. JPG, TIFF lub PDF). Dzięki wysokiej jakości sprzętowi do skanowania każda mapa ma dobrą jakość i jest bardzo precyzyjna – tak jak jej papierowy odpowiednik. Można również poprawić jakość starych dokumentów.

To wszystko znacznie usprawnia pracę na co dzień i pozwala efektywnie wykorzystać czas zarówno Twój, jak i pracowników. Koniec z wielogodzinnym przeszukiwaniem segregatorów! Oprócz skanowania map możesz skorzystać też z digitalizacji akt osobowych i pracowniczych oraz innych dokumentów, np. umów czy faktur.

W których sektorach digitalizacja map jest konieczna?

Korzystanie z map i planów w wielu sektorach jest po prostu koniecznością. Firmy budowlane, deweloperzy, architekci, geodeci – to tylko niektóre z branż, które na co dzień pracują z tego typu dokumentacją.

Digitalizacja map to znaczne ułatwienie codziennej pracy. Dzięki uzyskaniu cyfrowej formy dokumentów:

• oszczędzisz miejsce – znacznie łatwiej przechowywać pliki komputerowe zamiast dużych i starych map w formie papierowej (które wymagają nierzadko dodatkowych pomieszczeń i szaf),
• oszczędzisz pieniądze – zarówno na przechowywaniu, jak i drukowaniu, niszczeniu starych papierów czy serwisie drukarek i niszczarek,
• poprawisz efektywność pracy – pliki na serwerze nie tylko łatwiej przeglądać, ale przede wszystkim z nimi pracować (np. w trakcie projektowania),
• ochronisz mapy i plany – są bezpieczne w przypadku wypadków losowych (np. zalania, pożaru), a także chronione przed dostępem niepowołanych osób.

W jaki sposób digitalizuje się mapy?

W Scan Centre cały proces jest przeprowadzany od A do Z. Pierwszym etapem jest rozmowa i ustalenie, jakie dokładnie masz potrzeby. Dzięki temu wszystko można dopasować w sposób indywidualny. Następnie dokumentacja, np. właśnie mapy, jest segregowana i porządkowana.

Kolejnym krokiem jest skanowanie papierowych wersji dokumentów. Proces ten jest przeprowadzany z wykorzystaniem wysokiej jakości skanerów oraz nowoczesnych programów komputerowych. Zeskanowane pliki są później porządkowane i umieszczane na serwerze lub w chmurze. Każda upoważniona osoba może je z łatwością przeszukiwać i przeglądać.

Jak przygotować się do digitalizacji map?

Jeśli chcesz skorzystać z usług Scan Centre, nie musisz specjalnie się przygotowywać. Wszystkie szczegóły zostaną ustalone podczas rozmowy – wystarczy, że przedstawisz swoje oczekiwania i potrzeby. Konsultant poda również szacowany koszt i najlepsze możliwości. Cennik usług archiwizacyjnych jest ustalany indywidualnie na podstawie potrzeb, liczby map do digitalizacji oraz innych czynników.

Zaraz przed samym procesem skanowania przygotuj po prostu wszystkie dokumenty, w tym mapy i plany, które chcesz mieć dostępne cyfrowo. Nasi specjaliści zajmą się ich segregacją oraz porządkowaniem. Dzięki temu Ty możesz robić to, na czym znasz się najlepiej, zamiast stać przy skanerze godzinami.

Koniec z papierowymi dokumentami – postaw na firmę Scan Centre!

Potrzebujesz map i planów w cyfrowej wersji – żeby zaimportować je do konkretnego programu, znacznie usprawnić pracę i uniknąć przechowywania stosów kartek? Postaw na digitalizację i archiwizację dokumentów w Scan Centre. To profesjonalna i nowoczesna usługa, dzięki której firma lub organizacja będzie działać szybciej i sprawniej. Uzyskasz pliki dobrej jakości i łatwą w obsłudze bazę, a także bezpieczeństwo – wybierz profesjonalne skanowanie i wprowadź swoją firmę w XXI wiek!

Artykuł Kiedy przydaje się digitalizacja map? Odpowiadamy pochodzi z serwisu Scan Centre.

Czym są narzędzia OCR?

Jeśli zastanawiasz się nad digitalizacją dokumentacji, warto poznać skrót OCR (ang. optical character recognition) – optyczne rozpoznawanie znaków. Narzędzia OCR mają przede wszystkim za zadanie rozpoznać znaki, które znajdują się w plikach graficznych, stworzonych ręcznie, drukowanych itp.

W dużym skrócie: wykorzystując OCR, można rozpoznać tekst w zeskanowanym dokumencie i stworzyć jego cyfrową reprezentację, którą rozpoznaje komputer. To znacznie ułatwia dalszą pracę z plikami. Takie nowoczesne rozwiązanie jest wykorzystywane przez Scan Centre, żeby zapewnić wygodny dostęp do wszystkich informacji i usprawnić korzystanie z bazy.

Digitalizacja i archiwizacja polegają na zeskanowaniu wszystkich dokumentów i umieszczeniu ich na serwerze lub w chmurze. Znajdują się tam w formie cyfrowej. Każda osoba mająca dostęp może wygodnie przeglądać bazę na dowolnym urządzeniu. Całość działa sprawnie oraz intuicyjnie – każdy pracownik nauczy się, jak obsługiwać taki zestaw plików!

W jaki sposób OCR pomaga w digitalizacji dokumentów?

Można powiedzieć, że narzędzia OCR zapewniają inteligentne rozpoznawanie treści. Dzięki wykorzystaniu tego systemu możesz przykładowo wyszukać niezbędne dokumenty po kodzie kreskowym, podpisie lub nawet charakterze pisma! To znacznie ułatwia przeszukiwanie plików i codzienną pracę.

Dlaczego warto skorzystać z digitalizacji i archiwizacji cyfrowej akt pracowniczych oraz innej dokumentacji? To nowoczesne rozwiązanie pozwala:

• oszczędzić sporo miejsca – kartki często zajmują przestrzenie magazynowe, segregatory, szafki i szuflady,
• zwiększyć efektywność pracy – zamiast godzinami przeglądać papierowe dokumenty, wystarczy szybko przeszukać dysk lub chmurę, co trwa kilka minut,
• oszczędzić pieniądze – nie tylko na przechowywaniu, ale też drukowaniu, serwisie drukarek i niszczarek, materiałach biurowych itp.,
• zadbać o bezpieczeństwo danych – przechowywanie akt cyfrowo chroni przed niepowołanymi osobami (dokumentację mogą przeglądać tylko upoważnieni pracownicy), ale też zabezpiecza przed takimi wypadkami jak pożar czy zalanie.

Gdzie przyda się korzystanie z narzędzi OCR?

Jak dokładnie wygląda działanie Scan Centre? Zawsze dopasowujemy sposób pracy do Twoich oczekiwań, liczby dokumentów itp. Najczęściej po ustaleniu szczegółów wszelka dokumentacja jest profesjonalnie przygotowywana (kartki i pliki są segregowane), a następnie skanowana (tak, by każdy plik był czytelny i doskonałej jakości). Cennik usług archiwizacyjnych jest elastycznie oraz indywidualnie dopasowywany do wybranych usług.

Korzystanie z narzędzi OCR, które znacznie usprawniają pracę i umożliwiają jeszcze łatwiejsze przeszukiwanie dokumentów, przyda się praktycznie w każdej firmie czy organizacji. Jest polecane szczególnie w tych branżach, gdzie dokumentacja oraz akta są regularnie przeglądane, np. w sektorach:

• księgowym,
• ubezpieczeniowym,
• prawniczym,
• medycznym,
• bankowym.

To oczywiście nie wszystkie branże – z digitalizacji korzystają zarówno duże firmy i organizacje, jak i niewielkie przedsiębiorstwa.

Profesjonalne digitalizowanie dokumentów z firmą Scan Centre

Chcesz znacznie usprawnić pracę w swojej firmie i zadbać o to, by działała w nowoczesny sposób? Zależy Ci na oszczędności miejsca, czasu i pieniędzy? Postaw na profesjonalną digitalizację z firmą Scan Centre. Dzięki wysokiej jakości sprzętom i korzystaniu z narzędzi OCR każda baza jest łatwa w obsłudze. Przeglądaj dokumenty szybko i wygodnie, zapewniając przy tym całkowite bezpieczeństwo danych! To najlepszy sposób przechowywania wszystkich plików.

Artykuł Na czym polega działanie narzędzi OCR? Sprawdź! pochodzi z serwisu Scan Centre.

Czym jest hosting dokumentów?

W każdej firmie dokumentacja to podstawa – umowy, faktury, akta pracownicze i wiele więcej nierzadko muszą być przechowywane nawet kilka-kilkadziesiąt lat. Po pewnym czasie z dokumentów robi się pokaźny stos, który trzeba gdzieś zmieścić. Problem pojawia się też w momencie, gdy nagle trzeba znaleźć niezbędną informację w jednym z dziesiątek segregatorów… Wcale nie musi tak być!

Wystarczy postawić na nowoczesne rozwiązanie, jakim jest digitalizacja i archiwizacja cyfrowa. Wszystkie kartki zostają zeskanowane i umieszczone w chmurze albo na serwerze. Dzięki temu są dostępne w formie plików na komputerze lub innym dowolnym urządzeniu.

Czym dokładnie jest hosting dokumentów? To właśnie przechowywanie wszystkich plików w cyfrowej formie w specjalnie przygotowanym archiwum online. Dzięki temu można elektronicznie zarządzać wszystkimi plikami. Inaczej jest to po prostu repozytorium cyfrowe, w którym przy pomocy filtrów można wyszukiwać i przeglądać dokumenty, w tym akta pracownicze, faktury, umowy i wiele więcej.

Jakie firmy skorzystają na zaawansowanym hostingu dokumentów?

Zastanawiasz się, czy nowoczesne rozwiązania są odpowiednie dla Twojej firmy? Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, branżę, liczbę zatrudnianych pracowników – warto usprawnić pracę i zwiększyć efektywność. W Scan Centre dobieramy każdą opcją indywidualnie, żeby idealnie dopasować rozwiązanie do Twoich oczekiwań, w tym właśnie m.in. wielkości firmy czy liczby dokumentów.

Dlaczego warto trzymać dokumenty w formie cyfrowej? Dzięki hostingowi oraz digitalizacji:

• oszczędzasz miejsce – koniec z tysiącami kartek, które nierzadko zajmują nawet dodatkowe pomieszczenia,
• dbasz o środowisko – w końcu zużywasz mniej papieru i akcesoriów biurowych,
• oszczędzasz pieniądze – nie tylko na wynajmie powierzchni do przechowywania, ale też na papierze, drukarkach i niszczarkach (oraz ich serwisie), akcesoriach i wielu innych towarach,
• dbasz o bezpieczeństwo dokumentacji, w tym akt osobowych – do plików mają dostęp tylko określone osoby, dokumenty nie są ponadto narażone na takie czynniki jak zalanie,
• pracujesz efektywniej – oszczędzasz czas na przeglądaniu, a samo wyszukanie niezbędnej informacji jest szybsze niż kiedykolwiek.

Co jest istotne przy wyborze odpowiedniego repozytorium?

Zanim wybierzesz hosting dokumentów dla swojej firmy, zwróć uwagę na kilka istotnych czynników. Efektywne i przydatne repozytorium to nie tylko zbiór zeskanowanych kartek i plików. Najważniejsze czynniki:

• dostępność z dowolnego urządzenia i miejsca – dla każdego użytkownika, który ma uprawnienia (praca możliwa nie tylko w biurze, ale też w domu – na komputerze, laptopie, komórce czy tablecie),
• możliwość pracy grupowej – czyli edytowanie, tworzenie i zatwierdzanie plików przez różnych pracowników, współpraca i wyświetlanie jednego pliku u kilku osób,
• bezpieczeństwo – baza zabezpieczona w taki sposób, żeby nikt niepowołany nie miał dostępu do dokumentacji, co zapewnia dbałość m.in. o dane osobowe,
• łatwość w korzystaniu – wszystkie pliki posegregowane, a sam program łatwy w obsłudze dla każdej osoby.

W ofercie Scan Centre znajdziesz m.in. skanowanie dokumentów, archiwizację, przygotowanie profesjonalnego repozytorium i hosting.

Postaw na profesjonalny hosting dokumentów dzięki rozwiązaniom firmy Scan Centre

Chcesz oszczędzić miejsce, czas na przeglądanie dokumentów czy pieniądze? Postaw na digitalizację! W Scan Centre dobierzemy dla Ciebie najlepsze rozwiązanie, dzięki któremu znacznie usprawnisz codzienną pracę. Profesjonalny hosting, skany wysokiej jakości, łatwa obsługa repozytorium – to tylko niektóre z najważniejszych zalet. Dzięki temu wyniesiesz swój biznes na zupełnie inny poziom! Skontaktuj się z nami i zadbaj o firmę.

Artykuł Poznaj nowoczesne rozwiązania wykorzystywane przez Scan Centre w hostingu dokumentów! pochodzi z serwisu Scan Centre.

Digitalizacja dokumentów – dobry pomysł?

Każda firma generuje setki lub nawet tysiące różnego typu dokumentów. Same akta pracownicze obejmują m.in. umowy, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie, wypowiedzenia i wiele więcej. Do tego dochodzą wszelkie rachunki, umowy, faktury… Rzeczywiście jest tego dużo. Wiele z nich trzeba obowiązkowo przechowywać przez kilka lub nawet kilkadziesiąt lat.

Nietrudno sobie wyobrazić, że w ciągu roku papiery potrafią stworzyć sporą stertę. Nierzadko zajmują segregatory, półki, a nawet dodatkowe powierzchnie magazynowe. To dużo kosztuje. Dodatkowo przeglądanie wersji papierowych wymaga wiele czasu i cierpliwości – a przecież lepiej przeznaczyć go na coś innego, co przyniesie zysk.

Digitalizacja i archiwizacja cyfrowa dokumentacji to najlepszy sposób, żeby znacznie usprawnić działanie swojej firmy i obniżyć koszty. Rozwiązanie polega na zeskanowaniu wszystkich kartek oraz ich uporządkowaniu w chmurze lub na serwerze. Dzięki temu dokumenty w tradycyjnej formie mogą zostać zastąpione przez dostępne online skany.

Co zyskujesz poprzez digitalizację dokumentów?

Jeśli zastanawiasz się, czy warto wprowadzić nowoczesne rozwiązania w swojej firmie lub instytucji, odpowiedź brzmi: oczywiście, że warto! Dzięki digitalizacji oraz archiwizacji dokumentów oszczędzasz:

• miejsce – wielu kartek nie trzeba już przechowywać w formie papierowej, wszystko znajduje się w chmurze albo na dysku zamiast w biurze, szafach i segregatorach,
• czas – na przeszukiwanie dokumentacji, wyszukiwanie niezbędnych informacji, przeglądaniu papierów, przygotowanie do kontroli,
• pieniądze – nie tylko na przechowywaniu, ale też np. serwisie drukarek czy niszczarek oraz takich akcesoriach jak segregatory, koszulki itp.

Cyfrowe opcje to także znaczne zwiększenie produktywności, a to również przekłada się bezpośrednio na zysk. Ty lub Twoi pracownicy w kilka chwil znajdziecie potrzebną informację. Nie trzeba już kilka godzin wertować kartek, żeby znaleźć np. datę podpisania konkretnej umowy. Cyfrowe archiwa można przeszukiwać np. na podstawie tematyki, nazwisk pracowników, a nawet kodów kreskowych czy odręcznego pisma. W Scan Centre ustawimy dla Ciebie najlepsze filtry!

Co należy wiedzieć o digitalizacji akt i dokumentów?

Zanim zdecydujesz się na zlecenie digitalizacji i archiwizacji akt pracowniczych oraz innych dokumentów, dokładnie wybierz firmę, która się tym zajmuje. W Scan Centre przeprowadzamy firmy i instytucje przez cały proces od lat. Zawsze dobieramy odpowiednie rozwiązanie. Dzięki temu wszystkie skany są wyraźne, łatwe w obsłudze, a także bezpieczne.

Digitalizacja i archiwizacja cyfrowa dokumentów to:

• wygoda dla Ciebie i pracowników,
• bezpieczeństwo – i to podwójne, bo pliki są chronione przed nieupoważnionymi osobami, a także czynnikami zewnętrznymi (np. pożarem czy zalaniem),
• troska o środowisko – mniej papieru oraz akcesoriów biurowych to bardzo ekologiczne rozwiązanie.

Czy to opcja dla Twojej firmy lub instytucji? Tak, jeśli zależy Ci na oszczędności i nowoczesnym podejściu do biznesu! Bez względu na to, jak rozbudowana jest dokumentacja, w Scan Centre zeskanujemy wszystkie kartki i przygotujemy taki katalog, dzięki któremu w kilka sekund przejrzysz najważniejsze informacje. Wszystko dopasowane do branży, w której działasz!

Pozbądź się zagradzających miejsce kartek papieru dzięki firmie Scan Centre!

Oszczędność miejsca, czasu i pieniędzy – to zyskasz dzięki digitalizacji dokumentów. Postaw na wygodne i bezpieczne rozwiązanie, dzięki któremu pozbędziesz się tysięcy kartek. Na stronie ScanCentre.pl znajdziesz również cennik usług archiwizacyjnych. To tam sprawdzisz orientacyjny koszt – pamiętaj jednak, że każde zlecenie jest wyceniane indywidualnie na podstawie liczby dokumentów oraz Twoich oczekiwań czy dodatkowych usług. Wprowadź swoją firmę w XXI wiek!

Artykuł Co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na digitalizację dokumentów w Twojej firmie? pochodzi z serwisu Scan Centre.

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Każde przedsiębiorstwo wytarza sporo papierów – faktury, akta osobowe, umowy… To tylko niektóre z dokumentów, z którymi firma ma do czynienia na co dzień. Nowoczesne technologie dają jednak szansę na to, by znacznie ułatwić obieg dokumentacji.

Digitalizacja dokumentów polega na masowym skanowaniu wszystkich akt, faktur, umów itp., a następnie przechowywaniu ich w formie cyfrowej. Dokumentacja znajduje się na serwerze lub w chmurze, dzięki czemu każda osoba upoważniona ma do niej dostęp. Wszystko jest w odpowiedni sposób zabezpieczone i zeskanowane tak, by było czytelne i łatwe w obsłudze. Kolejne dokumenty mogą być od razu plikami cyfrowymi.

Jak ocenić, czy będzie odpowiednim rozwiązaniem w Twojej firmie?

Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej jest dobrym rozwiązaniem dla każdej branży. Wszystko dlatego, że to po prostu wygodna i bezpieczna opcja. Zanim zmienisz jednak dokumentację z papieru na pliki komputerowe, przeanalizuj swoją sytuację. Dzięki temu dokładniej przyjrzysz się, ile konkretnie kartek jest produkowanych na co dzień, a następnie zaplanujesz archiwizację.

Określ specyfikację swojej branży

Pierwszym krokiem do archiwizacji cyfrowej dokumentów jest określenie specyfiki swojej branży. Warto przyjrzeć się przede wszystkim konkurencji, by sprawdzić, czy digitalizacja jest powszechna w danym sektorze.

Jeśli tak – nie ma sensu dłużej czekać. To oznacza, że branża już dawno wprowadziła tę innowację do swoich przedsiębiorstw i że jest ona obecnie standardem. Jeśli z kolei okaże się, że mało kto korzysta z dokumentów cyfrowych, warto stać się pionierem. Nowoczesna digitalizacja to przyszłość i sposób na bezpieczniejsze i bardziej uporządkowane przechowywanie dokumentacji.

Zwróć również uwagę na swoich klientów. Problem z cyfrowymi opcjami mogą mieć osoby w starszym wieku, które nie korzystają z komputera. Jeżeli masz jedynie takich klientów, digitalizacja to dobry sposób, by zwiększyć wygodę dla Ciebie – klientom warto pozostawić również opcję papierową. Archiwizacja cyfrowa jest również dobrym krokiem do poszerzenia swojej grupy docelowej!

Oszacuj możliwe oszczędności

W każdej firmie na co dzień pojawia się sporo papierów. Na czym oszczędzasz, digitalizując dokumenty? Dzięki prowadzeniu dokumentacji w formie cyfrowej:

• wydajesz mniej na papier, drukowanie, segregatory, a także serwis drukarek i niszczarek,
• potrzebujesz mniej miejsca na półkach czy w magazynach – nierzadko możesz zrezygnować np. z dodatkowego archiwum,
• masz więcej czasu na pracę, np. pozyskiwanie klientów – zamiast spędzać czas na przeszukiwaniu papierów.

Nawet jeśli w Twoim przedsiębiorstwie nie ma aż tylu kartek, archiwizacja cyfrowa to dobry sposób na oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy. To również świetne rozwiązanie dla środowiska!

Pamiętaj o wygodzie pracy

Dokumenty w formie cyfrowej – w tym digitalizacja akt osobowych i pracowniczych – to sposób na znacznie wygodniejszą pracę na co dzień. Zamiast przeglądać setki kartek w poszukiwaniu konkretnej informacji, można szybko wyszukać ją w uporządkowanym folderze. To ogromne ułatwienie dla Ciebie i Twoich pracowników! Dzięki temu praca idzie szybciej i sprawniej, co przekłada się na większe zyski.

Firma Scan Centre przeprowadza profesjonalne digitalizacje dokumentów

Jak wygląda digitalizacja w Scan Centre? Najpierw przeprowadzane jest masowe skanowanie dokumentów. Dzięki nowoczesnemu sprzętowi każdy plik jest czytelny i łatwy w przeglądaniu na dowolnym urządzeniu. Następnie wszystkie akta osobowe, faktury, umowy itp. są katalogowane w taki sposób, by wyszukanie niezbędnej dokumentacji zajęło kilka sekund. Możliwe jest ustawienie filtrów, dzięki którym znajdziesz przykładowo wszystkie dokumenty podpisane przez konkretną osobę. Skontaktuj się z nami i wprowadź swoją firmę w świat innowacji!

Artykuł Czy digitalizacja dokumentów sprawdzi się w Twojej firmie? pochodzi z serwisu Scan Centre.

Czym właściwie jest e-teczka?

Aktualnie każdy pracodawca musi obowiązkowo przechowywać akta pracownicze. Może zrobić to w formie papierowej lub cyfrowej – już od 2019 r. taka opcja jest w pełni akceptowana i dozwolona prawnie. I tutaj z pomocą przychodzi e-teczka, czyli forma prowadzenia dokumentacji osobowej cyfrowo. Dokumenty nie znajdują się na papierze, a jako pliki na serwerze lub chmurze. Wszystko jest uporządkowane w taki sposób, by z łatwością znaleźć niezbędną informację.

Digitalizacja akt osobowych i umieszczenie ich w e-teczce to niezwykle wygodny sposób na przechowywanie wszystkich papierów związanych z zatrudnieniem danej osoby. Możliwe jest proste i szybkie przeglądanie oraz przeszukiwanie serwera, co dla wielu przedsiębiorców staje się nieocenione.

W jaki sposób działa?

Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie e-teczek, Scan Centre zajmie się tym kompleksowo. Pierwszym krokiem jest masowe skanowanie dokumentów i akt osobowych, które znajdują się w formie papierowej. Każda kartka skanowana jest w taki sposób, by możliwe było odczytanie każdej litery. Wysoka jakość plików jest zapewniona przez odpowiedni sprzęt i umiejętności. Dodatkowo istnieje możliwość ustawienia filtrów, dzięki którym można przeglądać pliki, np. biorąc pod uwagę kod kreskowy czy krój pisma.

W kolejnym etapie tworzone są foldery, czyli e-teczki dla każdego pracownika. Każda z nich składa się z 3 części:

• A – dokumentacja związana z rekrutacją.
• B – dokumenty na temat przebiegu zatrudnienia, w tym wypłat czy rejestracji czasu pracy,
• C – dokumentacja wiążącą się z ustaniem stosunku pracy.

Taką teczkę można z łatwością przeglądać na dowolnym urządzeniu elektronicznym po uzyskaniu dostępu. To bezpieczny sposób, ponieważ dostęp otrzymują tylko upoważnione osoby, np. z działu kadr. Kolejne dokumenty można już od początku tworzyć cyfrowo – a następnie umieszczać pliki w odpowiednich e-teczkach.

Co zyskujesz, wprowadzając w firmie e-teczkę?

Archiwizacja cyfrowa dokumentów i prowadzenie e-teczek to najlepszy sposób na oszczędzenie pieniędzy, czasu i miejsca do przechowywania. Dzięki digitalizacji akt osobowych:

• znika problem tysięcy kartek, które często zajmują wiele segregatorów, półek, a nawet pomieszczeń – dzięki temu można oszczędzić np. na wynajmie,
• oszczędzisz m.in. na papierze, tuszu do drukarki, serwisie drukarek i niszczarek oraz innych akcesoriach biurowych (np. segregatorach, koszulkach itp.),
• zyskasz możliwość skrócenia przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zadbasz o środowisko – cyfrowa dokumentacja jest bardziej ekologiczna, ponieważ nie wymaga ani papieru, ani dodatkowych akcesoriów biurowych,
• oszczędzisz czas na przeszukiwaniu i przeglądaniu dokumentów – wyszukanie niezbędnej informacji zajmuje kilka sekund, co pozwala skupić się na innych zadaniach, które przynoszą zyski firmie,
• zadbasz o bezpieczeństwo akt osobowych – dokumenty cyfrowe są chronione zarówno przed dostępem nieupoważnionych osób, jak i wypadkami losowymi, np. pożarem czy zalaniem.

Postaw na digitalizację — postaw na firmę Scan Centre!

Chcesz mieć łatwiejszy dostęp do akt osobowych w swojej firmie? Postaw na e-teczki pracownicze! To bezpieczny i wygodny sposób na to, by każdy dokument miał swoje miejsce i był prosty do przeszukania. Dzięki digitalizacji zadbasz o wypełnienie obowiązku przechowywania akt, a jednocześnie zapewnisz sobie i swoim pracownikom komfortowe warunki pracy.

Koniec z wielogodzinnym przeszukiwaniem segregatorów i kartek. Zrób krok w stronę innowacji i postaw na archiwizację ze Scan Centre! Zapraszamy do kontaktu – zdigitalizujemy dokumenty krok po kroku i zadbamy o to, by Twoja firma oszczędziła sporo czasu, pieniędzy i miejsca!

Artykuł Czym jest e-teczka i dlaczego usprawni ona działanie Twojej firmy? pochodzi z serwisu Scan Centre.

Co zyskujesz dzięki digitalizacji akt i dokumentów?

Zastanawiasz się, czy warto stworzyć e-archiwum ze Scan Centre? W końcu wiele dokumentów trzeba przechowywać przez lata. Nierzadko już po miesiącu zbiera się pokaźny stos papierów, które zajmują miejsce w segregatorach i na półkach. Nie wszystkie z nich muszą mieć jednak formę papierową – często wystarczy przechowywać je cyfrowo.

Digitalizacja akt i dokumentów pozwala w prosty sposób uporządkować wszystkie papiery, które przyjmują formę plików na dysku. Zajmują więc znacznie mniej miejsca, a przede wszystkim są wygodniejsze w trakcie codziennego przeszukiwania. W kilka sekund znajdziesz to, co w danym momencie niezbędne!

Co zyskują instytucje kultury oraz muzea przy digitalizacji dokumentów?

Instytucje kultury i muzea borykają się z nadmiarem różnego typu dokumentacji. Nie tylko przechowują akta osobowe pracowników, umowy, faktury czy sprawozdania, ale często również dokumenty i opisy dotyczące np. poszczególnych eksponatów. Digitalizacja i zebranie wszystkiego w jednym miejscu:

• minimalizuje ilość papieru i oszczędza sporo miejsca,
• ułatwia dostęp do dokumentów, akt i katalogu eksponatów,
• pozwala zadbać o bezpieczeństwo i ochronę danych pracowników i klientów,
• porządkuje dokumentację i znacznie ułatwia jej przeszukiwanie.

Łatwy dostęp do informacji

Dane znajdujące się na cyfrowym nośniku są znacznie łatwiejsze do przeglądania i przeszukiwania. Nie trzeba przerzucać setek kartek i przeglądać wielu segregatorów, by znaleźć niezbędną informację. Wystarczy skorzystać z wyszukiwarki w e-archiwum.

Profesjonalna digitalizacja w Scan Centre umożliwia również ustawienie filtrów. Dzięki temu możesz np. przeglądać dokumenty, biorąc pod uwagę krój pisma, kod kreskowy czy inne kryteria. Taka oszczędność czasu pozwala skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Usprawniona obsługa klientów

Gdy klient chce np. zapisać się na zajęcia dostępne w danym obiekcie lub kupić bilet na wystawę, znacznie łatwiej obsługiwać go przy pomocy systemu cyfrowego. To przyspiesza cały proces i usprawnia pracę na co dzień. Dodatkowo digitalizacja akt osobowych i dokumentów pozwala zadbać o bezpieczeństwo danych klientów, co jest szczególnie ważne w dzisiejszych czasach.

Lepsza organizacja pracy

Profesjonalna archiwizacja cyfrowa dokumentów znacznie poprawia organizację pracy. Do plików mają dostęp wszystkie upoważnione osoby. Dodatkowo można otwierać je na każdym komputerze. E-archiwum jest łatwe w obsłudze, dlatego z przeszukiwaniem poradzi sobie każdy pracownik.

Jeśli zdecydujesz się na digitalizację akt pracowniczych, znacznie łatwiej będzie zarządzać pracą na co dzień. Wnioski o urlop, listy płac, umowy – to wszystko może znaleźć się na dysku, by w kilka chwil można było wyszukać wybrany dokument.

Zwiększone bezpieczeństwo

Możesz nadać uprawnienia do przeglądania i przeszukiwania dokumentacji tylko konkretnym pracownikom. Pliki są zabezpieczane nowoczesnymi metodami, które uniemożliwiają odczytanie osobom niepowołanym. Dokumenty w formie cyfrowej są bezpieczne jednak nie tylko z tego powodu.

To dodatkowo gwarancja, że pliki nie ulegną uszkodzeniu np. w przypadku zalania czy pożaru. Dokumentacja w fizycznej formie jest narażona na czynniki zewnętrzne, co może wiązać się z bezpowrotną utratą ważnych informacji.

Unowocześniaj muzea i instytucje kultury z firmą Scan Centre

Muzea i instytucje kultury też mogą być nowoczesne! Wystarczy zastosować innowacyjne rozwiązania, które znacznie usprawniają pracę. Scan Centre oferuje masowe skanowanie dokumentów i stworzenie bezpiecznego oraz wygodnego w obsłudze e-archiwum. Krok po kroku przeprowadzamy przez cały proces i dopasowujemy rozwiązanie tak, by było komfortowe w danej branży.

To najlepszy sposób na przechowywanie akt, faktur, umów czy katalogów w jednym miejscu. Spraw, by przeglądanie i przeszukiwanie dokumentacji było szybkie i proste. Już nie trzeba przeglądać setek kartek, by znaleźć istote informacje!

Artykuł Co muzea oraz instytucje kultury zyskają przy digitalizacji akt i dokumentów? pochodzi z serwisu Scan Centre.