Coraz więcej dużych firm docenia możliwość pracy z udziałem dokumentów cyfrowych. Jednak proces digitalizacji to spore wyzwanie. Odpowiednie przygotowanie i przemyślany plan to niezwykle istotne kwestie. Dzięki nim unikniemy błędów, a cała digitalizacja dokumentów pozwoli na kompleksowe archiwizowanie akt w nowoczesny i sprawdzony sposób. Jeśli szukasz odpowiedzi, jak zaplanować ten proces oraz na co zwrócić szczególną uwagę, poniżej przedstawiamy istotne rady i wskazówki.
Spis treści
- Digitalizacja dokumentów — rozwiązanie na miarę XXI wieku
- Czy opłaca się archiwizować dane w przypadku większych przedsiębiorstw?
- Digitalizacja akt – pozornie prosty proces
- A może wynająć profesjonalną firmę?
- Scan Centre – zaufaj najlepszym i nie martw się o istotne dane!
Digitalizacja dokumentów — rozwiązanie na miarę XXI wieku
Archiwizacja cyfrowa to niezbędna kwestia dla firm działających w obszarze doradztwa podatkowego, księgowości, kadr i płac, a także zarządzania dokumentami. Digitalizacja to inaczej zmiana formy dokumentu papierowego na elektroniczny. W dobie pracy zdalnej doceniona została w szczególności za możliwość łatwego dostępu do dokumentacji podczas wykonywania obowiązków poza biurem. Jednak to nie jedyny z jej plusów. Kolejnym jest sprawne, łatwe gromadzenie i zarządzanie. Digitalizacja akt to także spora oszczędność czasu podczas papierowego obiegu dokumentów, a także gwarancja ich bezpieczeństwa oraz łatwe wyszukiwanie. Wielu przedsiębiorców zwraca też uwagę na ekologiczne aspekty archiwizacji cyfrowej.
Czy opłaca się archiwizować dane w przypadku większych przedsiębiorstw?
Duże przedsiębiorstwa korzystające z możliwości, jakie daje archiwizacja cyfrowa, mogą liczyć przede wszystkim na sporą oszczędność czasu. Ma to związek również z odpowiednim zagospodarowaniem miejsca w biurze. Digitalizacją dokumentów pozwala również na segregację według nieograniczonych kryteriów. Umożliwia to nieograniczony i szybki dostęp do informacji przez pracowników, niezależnie od trybu pracy. Wdrożenie archiwizacji cyfrowej pozwala na skrócenie czasu obiegu dokumentów o nawet 50% oraz wyeliminowanie działań administracyjnych niezbędnych w standardowym obiegu papierowym dokumentów. To z kolei przekłada się na redukcję kosztów. Jest to sposób na znaczne ułatwienie pracy, szczególnie jeśli chodzi o duże firmy, gromadzące szereg dokumentacji. Firmy archiwizujące dokumenty to możliwość na rezygnację z prowadzenia archiwum papierowego przez duże przedsiębiorstwa. Podpisanie z nimi umowy outsourcingowej pozwala na odciążenie od wielu obowiązków.
Digitalizacja akt – pozornie prosty proces
Digitalizacja dokumentów pozwala na elektroniczne przechowywanie faktur, paragonów, raportów oraz złożonych akt pracowników. Podczas podjęcia decyzji o wdrożeniu tego procesu istotne jest, by odpowiednio go zaplanować. Ważny jest format dokumentów oraz ich stan, a także to, do czego będą wykorzystywanie w dalszych procesach. Jeśli zależy nam nie tylko na samym archiwizowaniu, a również na odpowiednim dostępie do danych i szybkiej możliwości filtrowania — istotne jest nowoczesne oprogramowanie. Pozwoli to na łatwą i intuicyjną segregację. Wiele biurowych skanerów umożliwia przeprowadzenie procesu digitalizacji. Jednak niektóre z nich mogą w nieodpowiedni sposób odczytywać istotne dane, jak stemple, czy kody kreskowe. Dlatego kolejną ważną kwestią jest dobór profesjonalnego skanera. Należy pamiętać, że masowe skanowanie dokumentów wymaga dużego nakładu pracy oraz przemyślanych kroków. W przeciwnym razie cały proces może dostarczyć szeregu pomyłek i błędów.
A może wynająć profesjonalną firmę?
W przypadku dużych przedsiębiorstw doskonałym ułatwieniem jest skorzystanie z usług firm przeprowadzających digitalizację dokumentów. Decydując się na takie rozwiązanie, masz pewność profesjonalnej obsługi z wykorzystaniem nowoczesnych urządzeń. Jest to znaczne ułatwienie oraz brak wyjściowych kosztów związanych z potrzebą wdrożenia specjalnych technologii. Firmy archiwizujące dokumenty dobierają odpowiednie oprogramowanie zależne od potrzeb klienta, związanych z dalszym wykorzystywaniem ich w formie cyfrowej.
Scan Centre – zaufaj najlepszym i nie martw się o istotne dane!
Jako doświadczona firma oferujemy najwyższą jakość usług w oparciu o wykorzystanie nowoczesnych technologii. Z wielką przyjemnością przeprowadzimy sprawną digitalizację dokumentów, niezależnie od ich ilości, a także dokonamy niezbędnej segregacji, pozwalającej na sprawne zarządzenie. Gwarantujemy poufność oraz automatyzację procesów. Zapraszamy do zapoznania się z całą naszą ofertą.
