Rozwój technologii spowodował, że współcześnie coraz więcej spraw załatwiamy drogą elektroniczną. Oprócz comiesięcznego opłacania rachunków czy robienia zakupów, przez Internet można załatwić również wiele formalności dotyczących prowadzenia firmy i bieżących spraw z nią związanych. Digitalizacja dokumentacji jest rozwiązaniem, które znacznie ułatwia wprowadzenie tych zmian i w związku z tym decyduje się na nią coraz więcej przedsiębiorców. Dzięki niej można łatwo i szybko dotrzeć do niezbędnych materiałów, a także gromadzić dane w bezpieczny sposób. Decydując się na gromadzenie dokumentów firmy w formie cyfrowej, należy pamiętać o tym, jak ważne dla efektywności tego rozwiązania jest właściwe zarządzanie dokumentacją elektroniczną. Jakich zasad muszą przestrzegać przedsiębiorcy, żeby taki nowoczesny system sprawdził się w ich przypadku?
Jakie czynności należy wykonywać w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją?
Przedsiębiorcy, którzy decydują się na wprowadzenie w swoich firmach elektronicznego zarządzania dokumentacją, muszą wykonywać przy jego pomocy szereg czynności kancelaryjnych. Mowa tutaj przede wszystkim o prowadzeniu bieżącego rejestru przesyłek (wychodzących i wpływających) i spisów spraw. Przedsiębiorcy muszą również prowadzić w systemie rejestry i ewidencje, a także archiwizować dokumenty elektroniczne, które mają znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwianych spraw. Korzystając z dokumentacji elektronicznej, przedsiębiorcy muszą również wykonywać przez system akceptacje dokumentów elektronicznych, co jest możliwe dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego. Wszystkie te czynności są niezbędne, aby zarządzanie obiegiem informacji w formie cyfrowej rzeczywiście przyniosło firmie spodziewane korzyści.
Czy zarządzanie dokumentacją elektroniczną jest trudniejsze od tradycyjnego?
Zarządzanie dokumentacją elektroniczną w praktyce jest znacznie łatwiejsze od tradycyjnego rozwiązania. Przedsiębiorcy cenią taką możliwość przede wszystkim za łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki cyfryzacji dokumentów można przeglądać konkretne pliki w nagłych sytuacjach bez konieczności długotrwałego poszukiwania w archiwach.
Stosując takie rozwiązanie, można zautomatyzować wiele czynności, które do tej pory były niezwykle czasochłonne. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną ułatwia również zarządzanie informacją w firmie i może mieć wpływ na zwiększenie zysków. Dzięki łatwiejszemu dostępowi do dokumentów można bezproblemowo monitorować przepływ dokumentów biznesowych na każdym etapie. Ponadto zmniejsza się ryzyko wystąpienia błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim. Poza początkowym etapem wdrożenia nowych rozwiązań stosowanie w firmie tego rodzaju nowoczesnych systemów jest zdecydowanie prostsze od tradycyjnych metod i przynosi jej szereg korzyści, które przekładają się na wzrost efektywności. Rosnąca popularność systemów do organizowania informacji w formie cyfrowej nie powinna więc dziwić.
