Każdej działalności gospodarczej towarzyszy zwykle generowanie jakiejś dokumentacji. Niekiedy jest ona potrzebna jedynie krótki czas po jej wytworzeniu, po czym zachodzi konieczność jej zachowania, nierzadko przez dłuższy okres. Nawet jeśli wydaje nam się, że dokumentów tych przybywa nam powoli, to nieubłagany upływ czasu zrobi swoje – ani się obejrzymy, aż zajdzie potrzeba bezradnego przekopywania się przez sterty odkładanych na bieżąco teczek.
Archiwizacja to nie jednostkowe zadanie, ale stały proces
W takiej sytuacji możemy wpaść na pomysł zadysponowania, czy też nawet zatrudnienia na jakiś czas pracownika, który zrobi z naszą stertą papierów porządek. Archiwistyka to jednak obszerna dyscyplina, jak dotąd przede wszystkim na usługach historyków. Czy wykonawca tej pracy będzie potrafił stworzyć system katalogowy, który nie tylko uporządkuje już wytworzony zasób, ale także pozwoli włączać do niego kolejne pozycje i nie dopuścić do powrotu kłopotów z odnajdywaniem potrzebnych nam dokumentów? Czy reszta pracowników, jeśli nikt konkretny nie będzie za to odpowiadał, zdoła bez żadnych problemów stosować ten sam system w przyszłości?
Nawet jeśli dysponujemy odpowiednio zdyscyplinowanym personelem i wszystko to się uda, rozwiązaliśmy tylko część problemu. Liczba dokumentów nadal przyrasta. Nasz zasób archiwalny wymaga więc stałej pracy przy jego poszerzaniu, a przede wszystkim zabiera coraz więcej miejsca. To dodatkowy czas i dodatkowa przestrzeń, jaką trzeba mu poświęcić. Oczywiście – wszystko można próbować usprawniać w miarę swoich możliwości, tylko czy efekt ten będzie wart czasu poświęconego przez niewyszkolone fachowo osoby na opracowanie i wdrożenie skutecznego rozwiązania? Od tego właśnie są fachowcy.
Nowe czasy i możliwości przyniosły nowe metody archiwizacji
Jednym z rozwiązań jest powierzenie fizycznego zasobu archiwalnego wyspecjalizowanej firmie dysponującej odpowiednią ilością miejsca – i to jest jednak kłopotliwe, szczególnie, gdy zajdzie potrzeba szybkiego wglądu do którejś ze zarchiwizowanych dotąd pozycji.
Najlepszym wyjściem jest dziś cyfrowa archiwizacja dokumentów. Znaczny wzrost pojemności nośników danych, jaki dokonał się w ostatnich dekadach, a także wzrost szybkości połączenia internetowego, otworzył przed archiwistyką zupełnie nowe możliwości. Doskonale skatalogowany zasób, całkowicie bezpieczny i dostępny dla upoważnionych osób w każdej chwili i z dowolnego miejsca? Oto jest rozwiązanie, które sprawnie i skutecznie jest w stanie dostarczyć Twojej firmie Scan Centre. Nie musisz martwić się wygospodarowaniem miejsca na archiwum. Nie musisz pilnować, by każdy dbał o porządek w nim, bądź wyznaczać osoby odpowiedzialnej. Nie musisz nawet trudzić się segregowaniem i skanowaniem poszczególnych dokumentów. Korzyści z takiego rozwiązania są oczywiste i dotyczą także usprawnienia pracy osób, którym do tej pory trzeba było poświęcać czas, by wydać im potrzebną do pracy pozycję archiwalną.
